Informativa sulla privacy

1Introduzione

AppSuiteHQ Ltd («AppSuiteHQ», «noi», «ci» o «nostro») gestisce AppSuiteHQ, un sistema operativo IA per le piccole imprese, all'indirizzo appsuitehq.com e sui relativi sottodomini (il «Servizio»). La presente Informativa sulla privacy spiega come raccogliamo, utilizziamo, condividiamo e proteggiamo i dati personali quando Lei visita il nostro sito web, crea un account, utilizza il Servizio o ci contatta.

Quando agiamo come titolare del trattamento, il titolare responsabile dei Suoi dati personali è AppSuiteHQ Ltd, Rue de Lyon, 75012 Paris, Francia. Può contattarci per qualsiasi aspetto della presente informativa all'indirizzo business@appsuitehq.com.

La presente informativa descrive il modo in cui trattiamo i dati personali; non costituisce una richiesta di consenso. Quando ci basiamo sul consenso, lo chiediamo separatamente. La invitiamo a leggerla insieme ai nostri Termini di servizio.

2Il nostro ruolo: titolare e responsabile del trattamento

Trattiamo i dati personali in due ruoli diversi, a seconda di chi siano i dati.

Quando siamo titolari del trattamento: Per i dati di cui abbiamo bisogno per gestire la nostra attività: il Suo account e il Suo profilo, la fatturazione, le richieste di assistenza e di contatto, i log di sicurezza, l'utilizzo del prodotto e il nostro sito web. Decidiamo noi perché e come vengono utilizzati questi dati, e la presente informativa si applica integralmente ad essi.
Quando siamo responsabili del trattamento: Per i dati aziendali che Lei e il Suo team inserite nel Servizio, come i dati dei Suoi clienti e contatti, proposte, contratti, fatture, progetti, registrazioni delle ore, documenti e messaggi. La Sua organizzazione è titolare del trattamento di tali dati e decide che cosa inserire e perché. Li trattiamo esclusivamente su istruzione della Sua organizzazione, per fornire il Servizio, ai sensi dei nostri Termini di servizio e del nostro accordo sul trattamento dei dati.

Il nostro accordo sul trattamento dei dati (DPA) è disponibile su richiesta scrivendo a business@appsuitehq.com.

Se Lei è un cliente o un contatto di uno dei nostri clienti e i Suoi dati si trovano nell'account AppSuiteHQ di quel cliente, si applica l'informativa sulla privacy del cliente stesso. La preghiamo di inviare le richieste relative a tali dati al cliente. Se invece contatta noi, inoltreremo la Sua richiesta al cliente, ove siamo in grado di identificarlo.

3Dati che raccogliamo

3.1Dati che Lei ci fornisce

Raccogliamo i dati che Lei ci fornisce quando si registra, utilizza il Servizio o ci contatta:

Dati dell'account: Il Suo nome, il Suo indirizzo email e la Sua password. Se si registra o accede con Google o GitHub, riceviamo da tale fornitore il Suo nome, il Suo indirizzo email e, ove disponibile, la Sua immagine del profilo.
Profilo e organizzazione: Il nome e i dati della Sua organizzazione, il Suo ruolo e i Suoi permessi, la qualifica professionale, l'immagine del profilo, la lingua, il fuso orario e altre preferenze, nonché i nomi e gli indirizzi email delle persone che invita.
Dati aziendali: Tutto ciò che Lei e il Suo team inserite o caricate: clienti e contatti, proposte, contratti, progetti, registrazioni delle ore, fatture, spese, documenti, articoli della base di conoscenza, messaggi, post sui social media e documenti analoghi. Spesso ciò include dati personali di altre persone, che trattiamo in qualità di responsabile del trattamento (si veda «Il nostro ruolo: titolare e responsabile del trattamento»).
Interazioni con l'IA: Le domande che pone e le istruzioni che fornisce, i briefing, le bozze, le raccomandazioni e le risposte che l'IA prepara, ciò che approva, modifica o rifiuta, e le informazioni che il Servizio memorizza per la Sua organizzazione (la sua memoria organizzativa).
Dati di fatturazione: Il nome e l'indirizzo di fatturazione, il Suo piano e la cronologia del Suo abbonamento. I dati della carta vengono inseriti nella pagina di pagamento di Stripe e trattati da Stripe; non riceviamo né conserviamo i numeri completi delle carte.
Comunicazioni: Ciò che ci invia tramite il modulo di contatto, via email o per ricevere assistenza, come il Suo nome, il Suo indirizzo email, l'oggetto e il messaggio.

3.2Dati raccolti automaticamente

Quando visita il sito web o utilizza il Servizio, alcuni dati vengono raccolti automaticamente:

Dati di log e del dispositivo: Il Suo indirizzo IP, il browser, il dispositivo e il sistema operativo, le pagine richieste, la data e l'ora e la pagina di provenienza. Il nostro fornitore di hosting registra questi dati, e noi utilizziamo gli indirizzi IP e i dati dell'account per limitare gli abusi (rate limiting).
Utilizzo del prodotto: Eventi che descrivono come viene utilizzato il Servizio, come le funzionalità aperte e le azioni preparate o approvate, collegati agli ID del Suo account e della Sua organizzazione. Li registriamo sui nostri server, non con cookie di tracciamento, per comprendere l'utilizzo e migliorare il Servizio.
Segnalazioni di errore: Quando qualcosa non funziona sui nostri server, i dettagli tecnici dell'errore e della richiesta, che possono includere l'ID del Suo account.
Tracce dell'IA: Registrazioni delle richieste all'IA e delle relative risposte, ossia i prompt (compresi i dati aziendali necessari per rispondere) e gli output, conservate per il monitoraggio della qualità e il debugging.
Cookie e memoria del browser: Un numero ridotto di cookie tecnici e di voci nella memoria del browser, descritti più avanti in «Cookie e tecnologie simili».

3.3Dati provenienti da altre fonti

Riceviamo dati anche da:

La Sua organizzazione: Se viene invitato da un collega, riceviamo da quest'ultimo il Suo nome e il Suo indirizzo email.
Fornitori di accesso: Google o GitHub, se li utilizza per accedere, come descritto sopra.
Stripe: Conferme di pagamento e stato del Suo abbonamento.
Servizi collegati: Se collega un account esterno, ove il Servizio lo consenta, ad esempio un account social per programmare i post, riceviamo i dati necessari per quella funzionalità.

4Come utilizziamo i dati

Utilizziamo i dati personali per:

Fornire il Servizio: creare e proteggere il Suo account, gestire lo spazio di lavoro e gli strumenti della Sua organizzazione, archiviare e visualizzare i Suoi dati
Gestire le funzionalità del sistema operativo: preparare briefing, segnali, bozze, risposte e previsioni a partire dai dati della Sua organizzazione e mantenerne la memoria organizzativa (si veda «Funzionalità di intelligenza artificiale»)
Incassare i pagamenti, gestire gli abbonamenti e i budget IA, e tenere la documentazione contabile e fiscale
Inviare email di servizio, come messaggi di accesso e di sicurezza, inviti, ricevute, avvisi sul Suo piano o sul Suo budget IA e comunicazioni sulle modifiche ai nostri termini
Rispondere alle Sue domande, richieste di assistenza e richieste di contatto
Mantenere sicuro il Servizio: individuare, indagare e prevenire frodi, abusi e incidenti di sicurezza, e limitare l'uso eccessivo
Comprendere come viene utilizzato il Servizio, correggere errori e migliorare le funzionalità, compresa la qualità degli output dell'IA
Adempiere ai nostri obblighi di legge e accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria

Non vendiamo dati personali e non li utilizziamo a fini pubblicitari.

Quando agiamo come titolare del trattamento, il GDPR e il GDPR del Regno Unito richiedono una base giuridica per ogni utilizzo dei dati personali. Ci basiamo su:

Esecuzione di un contratto: Per fornire il Servizio a cui si è registrato, gestire il Suo account e il Suo abbonamento, incassare i pagamenti e fornire assistenza (art. 6, par. 1, lettera b).
Legittimo interesse: Per mantenere sicuro il Servizio e prevenire abusi, comprenderne l'utilizzo, migliorare il Servizio e le sue funzionalità di IA, rispondere alle richieste di persone che non sono ancora clienti, e accertare o difendere un diritto in sede giudiziaria. Bilanciamo questi interessi con i Suoi diritti, e Lei può opporsi (art. 6, par. 1, lettera f).
Obbligo di legge: Per tenere la documentazione contabile e fiscale, rispondere a richieste legittime delle autorità pubbliche e adempiere agli altri nostri obblighi di legge (art. 6, par. 1, lettera c).
Consenso: Quando Le chiediamo il consenso per una finalità specifica. Può revocarlo in qualsiasi momento; la revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato in precedenza (art. 6, par. 1, lettera a).

Per i dati aziendali che trattiamo in qualità di responsabile del trattamento, spetta alla Sua organizzazione disporre di una base giuridica per inserire tali dati nel Servizio e utilizzarli.

6Funzionalità di intelligenza artificiale

6.1Che cosa fa l'IA

AppSuiteHQ utilizza modelli di IA per preparare i briefing del mattino, i segnali, le bozze di messaggi e documenti, le raccomandazioni, le risposte alle Sue domande («Ask», con le fonti utilizzate), la memoria organizzativa e le previsioni di cassa, e per alimentare le funzionalità di IA dei singoli strumenti. A tal fine, le parti pertinenti dei dati della Sua organizzazione, come anagrafiche dei clienti, fatture, progetti e messaggi, vengono inviate insieme alle Sue istruzioni ai fornitori di IA elencati di seguito, e i loro output vengono archiviati nel Suo spazio di lavoro.

6.2Fornitori di IA

Anthropic (Claude): Alimenta le funzionalità del sistema operativo: briefing, Ask, bozze, raccomandazioni e memoria. Utilizziamo l'API commerciale di Anthropic. In base alle condizioni commerciali di Anthropic, i dati dei clienti non vengono utilizzati per addestrare i suoi modelli.
OpenAI: Crea embedding (rappresentazioni numeriche del testo) per la memoria organizzativa e la ricerca, e alimenta alcune funzionalità di IA dei singoli strumenti.
OpenRouter: Consente ad alcune funzionalità di IA dei singoli strumenti di accedere a modelli di altri fornitori di IA.
Google Cloud Vision: Legge il testo delle ricevute e delle fatture che carica per la scansione, ove tale funzionalità venga utilizzata.
Langfuse: Archivia le tracce delle richieste all'IA e delle relative risposte (prompt e output), per consentirci di monitorare la qualità e analizzare i problemi.

6.3Approvazione umana e decisioni automatizzate

Nulla di ciò che l'IA prepara viene inviato, pubblicato o eseguito senza l'approvazione di una persona della Sua organizzazione. Ogni azione ha un livello di rischio, e spostare denaro, eliminare record e modificare i permessi può farlo solo una persona, mai l'IA. Un registro di audit indica chi ha preparato e chi ha approvato ciascuna azione. Un messaggio inviato può essere segnato come «inviato per errore» nei 30 minuti successivi all'invio; ciò corregge la registrazione in AppSuiteHQ ma non richiama un'email già recapitata.

Gli output dell'IA possono essere errati o incompleti; La invitiamo quindi a verificarli prima di farvi affidamento o di approvarli. Nessuna decisione che produca effetti giuridici o effetti analogamente significativi su qualcuno viene presa unicamente con mezzi automatizzati (art. 22 del GDPR).

6.4Disattivare l'IA

La Sua organizzazione può disattivare le funzionalità di IA nelle proprie impostazioni. Finché l'IA è disattivata, le funzionalità di IA non sono attive per quell'organizzazione. I contenuti preparati in precedenza dall'IA restano nel Suo spazio di lavoro finché Lei non li elimina o l'organizzazione non viene eliminata.

Non vendiamo dati personali né li condividiamo a fini pubblicitari. Li condividiamo solo nei seguenti casi:

Fornitori di servizi: Società che ospitano e gestiscono per nostro conto parti del Servizio, elencate di seguito. Possono utilizzare i dati personali solo per fornirci i loro servizi, in base a contratti che le obbligano a proteggerli.
All'interno della Sua organizzazione: Ciò che aggiunge allo spazio di lavoro della Sua organizzazione è visibile agli altri membri in base ai loro ruoli e permessi.
Su Sua indicazione: Quando Lei o la Sua organizzazione ce lo chiedete, ad esempio quando una persona approva l'invio di un messaggio a un cliente o quando collega un account esterno.
Operazioni societarie: Se siamo coinvolti in una fusione, un'acquisizione, un finanziamento o una cessione di beni, i dati personali possono essere trasferiti nell'ambito di tale operazione, e la presente informativa continuerà ad applicarsi ad essi.
Obblighi di legge: Quando lo richiede la legge o una richiesta valida di un'autorità pubblica, o quando è necessario per tutelare i nostri diritti, i nostri utenti o terzi.

7.1I nostri fornitori di servizi

Attualmente utilizziamo questi fornitori per gestire il Servizio:

Vercel: Hosting del sito web e dell'applicazione.
Supabase: Database, autenticazione e archiviazione dei file.
Stripe: Elaborazione dei pagamenti e fatturazione degli abbonamenti.
Resend: Recapito delle email inviate dal Servizio.
Anthropic: Modelli di IA per le funzionalità del sistema operativo.
OpenAI: Embedding per la memoria e la ricerca, e alcune funzionalità di IA dei singoli strumenti.
OpenRouter: Accesso ai modelli di IA utilizzati da alcune funzionalità dei singoli strumenti.
Google Cloud: Riconoscimento del testo delle ricevute e delle fatture che carica per la scansione.
Langfuse: Archiviazione delle tracce delle richieste all'IA per il monitoraggio della qualità e il debugging.
Sentry: Monitoraggio degli errori del server.
PostHog: Analisi dell'utilizzo del prodotto, registrata dai nostri server e archiviata nella regione UE di PostHog.
Inngest: Pianificazione ed esecuzione di processi in background.
Upstash: Rate limiting per proteggere il Servizio dagli abusi.

Aggiorniamo questo elenco quando aggiungiamo o sostituiamo un fornitore.

8Trasferimenti internazionali

Alcuni dei nostri fornitori trattano dati personali al di fuori del Regno Unito e dello Spazio economico europeo, ad esempio negli Stati Uniti. In tal caso, ci basiamo su garanzie riconosciute dalla normativa sulla protezione dei dati: le clausole contrattuali tipo della Commissione europea, insieme all'UK Addendum o all'UK International Data Transfer Agreement per i dati del Regno Unito, oppure l'EU–US Data Privacy Framework (e la sua estensione al Regno Unito) quando il fornitore è certificato nell'ambito di tale quadro.

Può richiedere maggiori informazioni su queste garanzie scrivendo a business@appsuitehq.com.

9Per quanto tempo conserviamo i dati

Conserviamo i dati personali finché il Suo account o la Sua organizzazione sono attivi e, successivamente, solo per il tempo necessario alle finalità indicate nella presente informativa o per il periodo in cui la legge ci obbliga a conservarli.

Organizzazioni archiviate: Un proprietario può archiviare un'organizzazione. I suoi membri perdono l'accesso, ma i dati vengono conservati.
Eliminazione programmata: Un proprietario può programmare l'eliminazione di un'organizzazione. L'accesso cessa e i dati vengono eliminati definitivamente dopo la data di eliminazione programmata.
Dopo l'eliminazione: Quando un account o un'organizzazione viene eliminato, cancelliamo o anonimizziamo i relativi dati personali, a eccezione di quelli che la legge ci impone di conservare, come fatture e documenti di pagamento, che conserviamo per il periodo previsto dalla normativa contabile e fiscale.
Backup: Le copie presenti nei backup dei nostri fornitori vengono rimosse man mano che tali backup scadono, secondo le tempistiche dei fornitori stessi.
Log, segnalazioni di errore e tracce dell'IA: Conservati per un periodo limitato a fini di sicurezza, debugging e monitoraggio della qualità, poi eliminati secondo le impostazioni di conservazione dei nostri fornitori.
Richieste: I messaggi di contatto e di assistenza vengono conservati per il tempo necessario a gestire la Sua richiesta ed eventuali seguiti.
Dati anonimizzati: Possiamo conservare informazioni anonimizzate in modo tale da non identificare più nessuno.

All'interno del Servizio, è la Sua organizzazione a decidere per quanto tempo conservare i propri dati aziendali, e può eliminare i record in qualsiasi momento.

10Sicurezza

Proteggiamo i dati personali con misure tecniche e organizzative, tra cui:

Crittografia in transito (TLS) e a riposo, fornita dai nostri fornitori di infrastruttura
Row-level security e controlli di accesso che mantengono separati i dati di ciascuna organizzazione
Permessi basati sui ruoli all'interno di ciascuna organizzazione
Un registro di audit che indica chi ha preparato e chi ha approvato ciascuna azione
Accesso limitato ai sistemi di produzione

Nessun sistema è completamente sicuro. Se veniamo a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguarda i Suoi dati, informeremo i clienti interessati e, ove previsto dalla legge, l'autorità di controllo e le persone coinvolte.

La preghiamo di custodire con cura la Sua password e di concedere ai membri della Sua organizzazione solo i permessi di cui hanno bisogno.

11I Suoi diritti

Ai sensi del GDPR, del GDPR del Regno Unito e di leggi analoghe, Lei ha il diritto di:

Accesso: Chiedere una copia dei dati personali che deteniamo su di Lei.
Rettifica: Chiederci di correggere dati inesatti o incompleti. Può anche aggiornare autonomamente la maggior parte dei dati dell'account nelle Sue impostazioni.
Cancellazione: Chiederci di cancellare i Suoi dati personali, a eccezione di quelli che la legge ci impone di conservare.
Portabilità: Ricevere i dati personali che ci ha fornito in un formato strutturato e di uso comune. Può anche esportare autonomamente i dati dagli strumenti in formati comuni come CSV e PDF.
Limitazione: Chiederci di limitare il modo in cui utilizziamo i Suoi dati, ad esempio mentre verifichiamo una rettifica.
Opposizione: Opporsi al trattamento basato sul nostro legittimo interesse e, in qualsiasi momento, al marketing diretto.
Revoca del consenso: Revocare il consenso in qualsiasi momento, quando ci basiamo su di esso, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato in precedenza.
Reclamo: Proporre reclamo a un'autorità di controllo per la protezione dei dati (si veda «Reclami»).

Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti, scriva a business@appsuitehq.com. Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati; La preghiamo quindi di inviare tutte le richieste in materia di protezione dei dati a tale indirizzo.

Rispondiamo entro un mese. Per richieste complesse o numerose, questo termine può essere prorogato fino a due ulteriori mesi, e in tal caso La informeremo. Prima di dare seguito a una richiesta, potremmo chiedere una conferma della Sua identità.

Se i Suoi dati si trovano nell'account AppSuiteHQ di un'azienda con cui intrattiene rapporti, La preghiamo di contattare direttamente tale azienda: è l'azienda a controllare quei dati, e noi la aiuteremo a rispondere.

12Cookie e tecnologie simili

Utilizziamo solo cookie e memoria del browser strettamente necessari al funzionamento del sito web e del Servizio, o che ricordano una scelta da Lei effettuata. Non utilizziamo cookie analitici o pubblicitari. L'utilizzo del prodotto viene registrato sui nostri server (si veda «Dati raccolti automaticamente»), non tramite cookie.

Sessione di accesso: Cookie il cui nome inizia con «sb-», impostati dal nostro fornitore di autenticazione, Supabase. Mantengono attivo il Suo accesso e proteggono la Sua sessione, e vengono rimossi quando si disconnette o alla loro scadenza.
NEXT_LOCALE: Ricorda la versione linguistica del sito che ha utilizzato per ultima, per riproporla alla visita successiva. Scade dopo un anno.
appsuitehq_consent: Ricorda che ha già visto il nostro avviso sui cookie, così che non venga mostrato di nuovo. Scade dopo 150 giorni.
Memoria del browser: La memoria locale del Suo browser conserva le preferenze dell'interfaccia, come il tema chiaro o scuro e le scelte di layout. Rimane nel Suo browser finché Lei non la cancella.

Poiché questi cookie sono necessari al funzionamento del sito o per ricordare le Sue scelte, non chiediamo il consenso per utilizzarli. Può bloccare o eliminare i cookie nelle impostazioni del browser, ma se blocca i cookie di accesso non potrà accedere.

Quando effettua un pagamento o gestisce la fatturazione, utilizza pagine ospitate da Stripe, che imposta i propri cookie in base all'informativa sulla privacy di Stripe.

13Requisiti di età

Il Servizio è destinato alle imprese. Per creare un account o utilizzare il Servizio, deve avere almeno 18 anni ed essere in grado di agire per conto della Sua impresa. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori. Se ritiene che un minore ci abbia fornito dati personali, ci contatti all'indirizzo business@appsuitehq.com e provvederemo a eliminarli.

14Modifiche alla presente informativa

Possiamo aggiornare la presente informativa quando cambiano il Servizio o la legge. Pubblicheremo la nuova versione su questa pagina e modificheremo la data di «Ultimo aggiornamento» in alto. Se una modifica è rilevante, La informeremo anche via email o nel Servizio prima che entri in vigore.

La presente versione, datata 27 settembre 2026, sostituisce la versione del 15 gennaio 2025. Aggiunge le nostre funzionalità di IA e i fornitori su cui si basano, spiega quando agiamo come titolare e quando come responsabile del trattamento, elenca tutti i nostri fornitori di servizi, corregge le informazioni sui cookie (solo cookie tecnici) e aggiorna le informazioni su conservazione, sicurezza, età e contatti.

La presente informativa è redatta in inglese. In caso di contrasto tra una traduzione e la versione inglese, prevale la versione inglese.

15Contatti

Per domande sulla presente informativa o per esercitare i Suoi diritti, può contattarci:

Email: business@appsuitehq.com
Posta: AppSuiteHQ Ltd, Rue de Lyon, 75012 Paris, Francia
Responsabile della protezione dei dati: Non nominato. La preghiamo di inviare le richieste in materia di protezione dei dati a business@appsuitehq.com.

16Reclami

Se non è soddisfatto del modo in cui abbiamo trattato i Suoi dati personali, La preghiamo di contattarci prima di tutto, così da poter cercare di porvi rimedio.

Ha inoltre il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo per la protezione dei dati, in particolare nel Paese in cui vive o lavora o in cui si è verificato il problema. In Francia si tratta della Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL, https://www.cnil.fr). Nel Regno Unito è l'Information Commissioner's Office (ICO, https://ico.org.uk).