Come funziona
Un unico archivio sotto. Un Chief of Staff sopra.
AppSuiteHQ è costruito su cinque strati. I tuoi strumenti scrivono in un unico archivio, ogni modifica diventa un evento, le regole trasformano gli eventi in segnali e l'IA può agire solo tramite azioni registrate con un livello di rischio. A te arrivano un briefing e il lavoro pronto da approvare.
Diagramma di AppSuiteHQ in cinque strati, seguendo una fattura scaduta. Alla base, l'archivio: tredici strumenti che scrivono in un unico database, tra cui la fattura INV-00041 da $12.400 intestata a Harbor & Pine, con scadenza 12 settembre. Sopra, gli eventi: l'evento invoice.overdue viene registrato alle 7:00. Poi metriche e segnali: crediti scaduti per $14.050 e un segnale ad alta gravità, INV-00041 è scaduta da 17 giorni. Poi le azioni: il Chief of Staff può eseguire prepare.invoice_reminder, un'azione di livello 1; inviarla è un'azione di livello 3 e può farlo solo una persona; le azioni di livello 4 sono riservate alle persone. In cima, il Chief of Staff: il briefing di stamattina dice di sollecitare INV-00041 prima di mercoledì, e il sollecito preparato aspetta che qualcuno lo approvi e lo invii.
Il Command Center
Ciò che apri alle sette. La giornata, già letta.
Una sola schermata per tutta l'attività: i numeri che contano, il briefing e il lavoro che vale la pena fare oggi, con le bozze già scritte.
Un esempio di Command Center per Northwind Studio lunedì 29 settembre: liquidità, vendite, erogazione e crediti con i loro andamenti, il briefing del mattino con tre cose da fare, un elenco di azioni consigliate con bozze pronte e un sollecito di pagamento che viene approvato e inviato.
- 1
I numeri
Liquidità, vendite, erogazione e crediti, ciascuno con il suo andamento e l'unica nota che conta. Ogni cifra mostra quando è stata calcolata l'ultima volta.
- 2
Il briefing
Un paragrafo su come sta andando l'attività e tre cose da fare oggi, pronti prima che tu ti sieda alla scrivania.
- 3
Consigliato e pronto
In ordine di quanto vale la pena fare ogni cosa. Dove serve un follow-up, la bozza è già scritta.
- 4
Ask
Sempre nella barra in alto. Chiedi di qualsiasi numero e ottieni i dati che ci sono dietro.
Il Chief of Staff (Ìmö)
Legge tutta l'attività e mostra i suoi calcoli.
Il Chief of Staff è Claude di Anthropic, usato tramite l'API commerciale, quindi i tuoi dati non vengono usati per addestrare modelli. Lavora sui tuoi dati, tramite le stesse azioni registrate di tutto il resto. Ti aggiorna, ti risponde e ricorda cosa hai concordato.
Briefing · all'ora che scegli
La mattina, letta per te
All'ora che scegli, nel tuo fuso orario, legge cosa è cambiato e scrive un paragrafo e tre cose da fare. Arriva nell'app e via email.
- Ogni cifra cita il dato da cui proviene
- Ti dice quando un numero non è aggiornato
- Se l'IA non è disponibile, ricevi comunque i numeri
Ask · in qualsiasi momento
Risposte con le loro fonti
Chiedi perché la liquidità cala a ottobre, o quali clienti pagano in ritardo. Cerca le informazioni tramite azioni di sola lettura e cita ogni numero, così ogni risposta mostra le fatture, le previsioni e le note che ha usato.
- Le fonti stanno sotto ogni risposta, a un clic dal dato
- Può preparare una bozza dalla risposta, mai inviarla
- Una voce di memoria viene citata solo se la risposta si basa su di essa
Memoria · custodita per te
Ciò che hai concordato, usato quando conta
Decisioni, preferenze, fatti e impegni: pagamento a 45 giorni per un cliente, la casella amministrativa per un altro. Ogni voce registra da dove proviene, e tutto ciò che l'IA propone di ricordare aspetta la tua conferma.
- Vedi, correggi o elimina qualsiasi voce di memoria nelle Impostazioni
- Le voci sostituite restano nello storico; quelle eliminate spariscono
- Usata nei solleciti, nelle risposte e nel briefing
Lavoro pronto
Il follow-up è scritto. Inviarlo spetta a te.
Solleciti di pagamento, follow-up delle proposte, promemoria per la firma, rinnovi delle evidenze e messaggi di ringraziamento vengono redatti dall'archivio e ti aspettano in un'unica casella.
- 01
Preparato
Da un segnale o da una tua domanda, scritto a partire dalla fattura, dalla proposta o dal contratto a cui si riferisce.
- 02
Verificato
Ogni importo e ogni data della bozza vengono confrontati con l'archivio. Se uno non c'è, la bozza si blocca prima che tu la veda.
- 03
Deciso
Approvala così com'è, modificala o rifiutala. Una bozza modificata viene verificata di nuovo prima dell'invio.
- 04
Inviato
Per trenta minuti dopo l'invio puoi segnarlo come inviato per errore. L'email non viene richiamata, ma l'archivio registra cosa è successo.
Un esempio di sollecito di pagamento a Harbor & Pine per la fattura INV-00041, $12.400,00 con scadenza 12 settembre, con ogni dato verificato sull'archivio; e la casella delle approvazioni con tre elementi pronti, dove il sollecito viene approvato e inviato.
Livelli di rischio
Ogni azione ha un livello. Oggi l'IA legge e prepara. Il resto lo fanno le persone.
Il Chief of Staff può usare solo azioni registrate, e oggi gli sono concessi i primi due livelli. Le modifiche ai dati e tutto ciò che esce dall'azienda avvengono quando una persona clicca. Il livello 4 non gli è accessibile in alcun modo.
Chi agisce, per livello di rischio
- 0
Leggere e spiegare
Briefing, segnali, risposte con le fonti
Procede in autonomia
- 1
Preparare
Solleciti, follow-up, promemoria, voci di memoria
Controlli tu prima dell'uso
- 2
Modificare i dati interni
Riassegnare un'attività, trasformare una trattativa vinta in proposta
Clicca una persona, ogni volta
- 3
Agire fuori dall'azienda
Inviare un sollecito, un follow-up o un promemoria per la firma
Clicca una persona, ogni volta
- 4
Alto impatto
Spostare denaro, eliminare dati, cambiare i permessi
Solo una persona. Mai l'IA.
Oggi l'IA lavora ai livelli 0 e 1. I livelli 2 e 3 partono con il clic di una persona, e nulla del livello 4 le viene proposto.
Ogni passaggio tracciato
Chi l'ha richiesto, chi l'ha preparato, chi l'ha approvato e quando è partito. Ogni passaggio è conservato nel registro di audit, accanto al dato che ha toccato.
Denaro ed erogazione
Liquidità, margini e capacità, dallo stesso archivio.
Poiché fatture, fatture passive, ore e progetti stanno in un unico posto, AppSuiteHQ può dirti dove sta andando la liquidità, quale lavoro è redditizio e chi ha spazio la settimana prossima, senza un foglio di calcolo in mezzo.1
Cash · next 30 days
Lowest point $6,250 on Oct 14
$38,600 in · $41,900 out
Why · what moves it
- PayrollOct 13−$21,300
- INV-00041 · Harbor & PineOct 21 (usually 9d late)+$12,400
- LeaseOct 14−$4,800
- INV-00043 · Fallowmere LegalOct 18+$7,250
La liquidità dei prossimi 30 giorni
- Entrate
- Fatture aperte per data di scadenza, spostate in base al ritardo abituale di ogni cliente.
- Uscite
- Fatture passive, spese ricorrenti e una stima degli stipendi.
- L'intervallo
- La fascia tratteggiata: cosa succede se i clienti pagano in anticipo o in ritardo come hanno già fatto in passato.
- Perché
- Le cinque voci che spostano di più la linea, ciascuna con il suo motivo.
Margine per progetto e per cliente
Previsto ed effettivo, da ore, costi orari, spese e quanto è stato fatturato e incassato. Un progetto che scende sotto l'obiettivo genera un segnale.
Projected margin
Target 35%
- Gildersley · brand guidelines41%
- Fallowmere · client portal36%
- Brightwater · phase 2 build29%
- Isselby · packaging refresh11%
From hours, cost rates, expenses and what was invoiced and paid, per project and per client.
Chi è sovraccarico la settimana prossima
Ore prenotate rispetto alla disponibilità di ogni persona. Quando qualcuno è oltre il limite, pianifica quali attività potrebbero passare a chi, e lo spostamento ti aspetta nella casella.
Capacity · next week
Booked of 37.5h
- MOMaya Okafor118%
- JBJoel Brandt64%
- ALAde Lawson92%
- SWSam Whitlock81%
Suggested: move 6h of Isselby work from Maya to Joel.
1I dati sono quelli registrati sulla piattaforma: le fatture, le fatture passive, le spese, i pagamenti e le ore che inserisci o importi. AppSuiteHQ non si collega ai conti bancari, e una previsione è una stima, mostrata con il suo intervallo probabile.
Gli strumenti sotto
Tredici strumenti, raggruppati per il lavoro che fanno.
Ognuno è utile da solo, e ognuno scrive nello stesso archivio. Più attività gestisci qui, più il Chief of Staff riesce a vedere.
01
Acquisire il lavoro
Dalla prima conversazione al contratto firmato. Una trattativa vinta diventa una proposta con un clic, e una proposta accettata diventa un contratto e un progetto.
CRM
Contatti, clienti e una pipeline delle trattative da spostare tra le fasi con il trascinamento, con un promemoria quando una trattativa si è fermata.
Proposals
Proposte costruite con sezioni, modelli e una libreria di contenuti. I clienti le leggono, le firmano o le rifiutano online, e tu vedi cosa hanno guardato.
Contracts
Contratti da modelli. Ogni firmatario firma a turno da un link, e ricevi un PDF firmato con un certificato di firma.
02
Realizzarlo
Il lavoro in sé, le ore che richiede e ciò che il team ha imparato strada facendo.
Projects
Attività su una bacheca, un elenco o un calendario, con milestone, dipendenze e commenti, e il tempo non fatturato pronto da fatturare.
Time Tracking
Un timer o inserimenti manuali a tariffe fatturabili, timesheet da approvare e fatture create dalle ore.
Knowledge Base
Le guide pratiche del tuo team in pagine annidate, con cronologia delle versioni, permessi e una ricerca che trova le pagine per significato.
03
Farsi pagare
Ciò che ti devono, ciò che devi e dove sono finiti i soldi.
Accounting
Fatture, fatturazione ricorrente, fatture passive e la contabilità generale che le sostiene. Importa gli estratti conto per la riconciliazione, poi genera conto economico, stato patrimoniale e scadenzario dei crediti.
Expenses
Carica una ricevuta e i suoi dati vengono letti per te. Categorie, valute, rimborsi chilometrici e policy di spesa, con approvazione via email.
04
Restare in regola
Gli obblighi che una piccola impresa si porta dietro, con evidenze e date in un unico posto.
Compliance
Valutazioni, controlli, policy ed evidenze, un avviso prima che le evidenze scadano e una pagina pubblica su sicurezza e conformità per i clienti che la chiedono.
GDPR & Privacy
Una mappa dei dati personali che conservi, un banner dei cookie da integrare nel tuo sito e un registro delle richieste sui dati e delle violazioni con le relative scadenze.
Audit
Piani di audit e checklist, rilievi con azioni correttive e un calendario degli adempimenti che ti avvisa prima delle scadenze.
05
Crescere e automatizzare
Fai sapere cosa fai, e lascia che la routine vada avanti da sola.
Social
Pianifica e scrivi i post su un calendario editoriale, con suggerimenti di hashtag e un passaggio di revisione prima che un post venga approvato.
Automation
Flussi di lavoro su una tela: un trigger dall'archivio o una pianificazione, poi passaggi, condizioni e l'approvazione di una persona dove la vuoi. Ogni esecuzione viene registrata.
Configuralo oggi. Leggilo domani.
Aggiungi i tuoi clienti e le fatture aperte, scegli l'ora del briefing e scopri domattina cosa ha trovato.
Il tuo primo giorno
- 1OggiCrea uno spazio di lavoro con il piano gratuito: nessuna carta e 7 giorni di sistema operativo.
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- 3OggiScegli l'ora in cui arriva il briefing.
- 4DomaniTre cose da fare, con le bozze pronte.