Política de Privacidade

1Introdução

A AppSuiteHQ Ltd (“AppSuiteHQ”, “nós”, “nos” ou “nosso”) opera o AppSuiteHQ, um sistema operacional com IA para pequenas empresas, em appsuitehq.com e seus subdomínios (o “Serviço”). Esta Política de Privacidade explica como coletamos, usamos, compartilhamos e protegemos dados pessoais quando você visita nosso site, cria uma conta, usa o Serviço ou entra em contato conosco.

Quando atuamos como controlador, o controlador responsável pelos seus dados pessoais é a AppSuiteHQ Ltd, Rue de Lyon, 75012 Paris, França. Você pode entrar em contato conosco sobre qualquer ponto desta política pelo e-mail business@appsuitehq.com.

Esta política descreve como tratamos dados pessoais; ela não pede o seu consentimento. Quando nos baseamos no consentimento, nós o pedimos separadamente. Leia esta política em conjunto com os nossos Termos de Serviço.

2Nosso papel: controlador e operador

Tratamos dados pessoais em dois papéis diferentes, dependendo de quem são os dados.

Quando somos o controlador: Para os dados de que precisamos para administrar o nosso próprio negócio: sua conta e seu perfil, cobrança, suporte e solicitações de contato, registros de segurança, uso do produto e o nosso site. Nós decidimos por que e como esses dados são usados, e esta política se aplica integralmente a eles.
Quando somos operador: Para os dados empresariais que você e sua equipe inserem no Serviço, como os dados dos seus clientes e contatos, propostas, contratos, faturas, projetos, registros de horas, documentos e mensagens. Sua organização é a controladora desses dados e decide o que entra e por quê. Nós os tratamos apenas conforme as instruções da sua organização, para prestar o Serviço, nos termos dos nossos Termos de Serviço e do nosso acordo de tratamento de dados.

Nosso acordo de tratamento de dados (DPA) está disponível mediante solicitação pelo e-mail business@appsuitehq.com.

Se você é cliente ou contato de um dos nossos clientes e seus dados estão na conta AppSuiteHQ desse cliente, aplica-se o aviso de privacidade do próprio cliente. Envie as solicitações sobre esses dados ao cliente. Se, em vez disso, você entrar em contato conosco, encaminharemos sua solicitação ao cliente quando pudermos identificá-lo.

3Informações que coletamos

3.1Informações que você nos fornece

Coletamos as informações que você nos fornece ao se cadastrar, usar o Serviço ou entrar em contato conosco:

Dados da conta: Seu nome, endereço de e-mail e senha. Se você se cadastrar ou entrar com Google ou GitHub, recebemos desse provedor o seu nome, endereço de e-mail e, quando disponível, sua foto de perfil.
Perfil e organização: O nome e os dados da sua organização, sua função e suas permissões, cargo, foto de perfil, idioma, fuso horário e outras preferências, além dos nomes e endereços de e-mail das pessoas que você convida.
Dados empresariais: Tudo o que você e sua equipe inserem ou enviam: clientes e contatos, propostas, contratos, projetos, registros de horas, faturas, despesas, documentos, artigos da base de conhecimento, mensagens, posts de redes sociais e registros semelhantes. Isso frequentemente inclui dados pessoais de outras pessoas, que tratamos como operador (veja “Nosso papel: controlador e operador”).
Interações com a IA: As perguntas que você faz e as instruções que dá, os resumos, rascunhos, recomendações e respostas que a IA prepara, o que você aprova, edita ou rejeita, e os fatos que o Serviço memoriza para a sua organização (a memória organizacional).
Dados de cobrança: Seu nome e endereço de cobrança, seu plano e o histórico da sua assinatura. Os dados do cartão são inseridos na página de pagamento do Stripe e processados pelo Stripe; não recebemos nem armazenamos números completos de cartão.
Comunicações: O que você nos envia pelo formulário de contato, por e-mail ou pelo suporte, como seu nome, endereço de e-mail, assunto e mensagem.

3.2Informações coletadas automaticamente

Quando você visita o site ou usa o Serviço, algumas informações são coletadas automaticamente:

Dados de log e do dispositivo: Seu endereço IP, navegador, dispositivo e sistema operacional, as páginas que você solicita, a data e a hora, e a página de onde você veio. Nosso provedor de hospedagem registra esses dados, e usamos endereços IP e dados da conta para limitar abusos (limitação de taxa).
Uso do produto: Eventos que descrevem como o Serviço é usado, como recursos abertos e ações preparadas ou aprovadas, vinculados aos IDs da sua conta e da sua organização. Registramos esses eventos em nossos servidores, e não com cookies de rastreamento, para entender o uso e melhorar o Serviço.
Relatórios de erro: Quando algo falha em nossos servidores, detalhes técnicos do erro e da solicitação, que podem incluir o ID da sua conta.
Rastros de IA: Registros das solicitações e respostas de IA (traces), ou seja, os prompts (incluindo os dados empresariais necessários para respondê-los) e os resultados, mantidos para monitoramento de qualidade e depuração.
Cookies e armazenamento do navegador: Um pequeno número de cookies essenciais e de itens no armazenamento do navegador, descritos em “Cookies e tecnologias semelhantes”, abaixo.

3.3Informações de outras fontes

Também recebemos informações de:

Sua organização: Se um colega convidar você, recebemos dele o seu nome e endereço de e-mail.
Provedores de login: Google ou GitHub, se você os usar para entrar, conforme descrito acima.
Stripe: Confirmações de pagamento e o status da sua assinatura.
Serviços que você conecta: Se você vincular uma conta externa, quando o Serviço oferecer essa opção, por exemplo uma conta de rede social para agendar posts, recebemos as informações necessárias para esse recurso.

4Como usamos as informações

Usamos dados pessoais para:

Prestar o Serviço: criar e proteger sua conta, operar o espaço de trabalho e as ferramentas da sua organização, e armazenar e exibir seus dados
Executar os recursos do sistema operacional: preparar resumos, sinais, rascunhos, respostas e previsões a partir dos dados da sua organização, e manter a memória organizacional (veja “Recursos de inteligência artificial”)
Receber pagamentos, gerenciar assinaturas e cotas de IA, e manter registros de cobrança e fiscais
Enviar e-mails do serviço, como mensagens de login e de segurança, convites, recibos, avisos sobre seu plano ou sua cota de IA, e alterações nos nossos termos
Responder às suas perguntas, solicitações de suporte e pedidos de contato
Manter o Serviço seguro: detectar, investigar e prevenir fraudes, abusos e incidentes de segurança, e limitar o uso excessivo
Entender como o Serviço é usado, corrigir erros e melhorar recursos, incluindo a qualidade dos resultados da IA
Cumprir nossas obrigações legais e declarar, exercer ou defender direitos em processos judiciais

Não vendemos dados pessoais e não os usamos para publicidade.

Quando atuamos como controlador, o GDPR e o UK GDPR exigem uma base legal para cada uso de dados pessoais. Nós nos baseamos em:

Execução de contrato: Para prestar o Serviço que você contratou, gerenciar sua conta e sua assinatura, receber pagamentos e oferecer suporte (Artigo 6(1)(b)).
Legítimo interesse: Para manter o Serviço seguro e prevenir abusos, entender o uso, melhorar o Serviço e seus recursos de IA, responder a solicitações de pessoas que ainda não são clientes e declarar ou defender direitos em processos judiciais. Ponderamos esses interesses em relação aos seus direitos, e você pode se opor (Artigo 6(1)(f)).
Obrigação legal: Para manter registros contábeis e fiscais, atender a solicitações legais de autoridades públicas e cumprir nossos outros deveres legais (Artigo 6(1)(c)).
Consentimento: Quando pedimos o seu consentimento para uma finalidade específica. Você pode retirá-lo a qualquer momento; isso não afeta o tratamento realizado antes (Artigo 6(1)(a)).

Para os dados empresariais que tratamos como operador, sua organização é responsável por ter uma base legal para inserir esses dados no Serviço e usá-los.

6Recursos de inteligência artificial

6.1O que a IA faz

O AppSuiteHQ usa modelos de IA para preparar resumos da manhã, sinais, rascunhos de mensagens e documentos, recomendações, respostas às suas perguntas (“Pergunte”, com as fontes usadas), a memória organizacional e previsões de caixa, e para alimentar recursos de IA dentro de ferramentas específicas. Para isso, as partes relevantes dos dados da sua organização, como cadastros de clientes, faturas, projetos e mensagens, são enviadas junto com as suas instruções aos provedores de IA listados abaixo, e o resultado gerado por eles é armazenado no seu espaço de trabalho.

6.2Provedores de IA

Anthropic (Claude): Alimenta os recursos do sistema operacional: resumos, Pergunte, rascunhos, recomendações e memória. Usamos a API comercial da Anthropic. Pelos termos comerciais da Anthropic, os dados de clientes não são usados para treinar os modelos dela.
OpenAI: Cria embeddings (representações numéricas de texto) para a memória organizacional e a busca, e alimenta alguns recursos de IA dentro de ferramentas específicas.
OpenRouter: Dá a alguns recursos de IA dentro de ferramentas específicas acesso a modelos de outros provedores de IA.
Google Cloud Vision: Lê o texto de recibos e contas que você envia para digitalização, quando esse recurso é usado.
Langfuse: Armazena rastros das solicitações e respostas de IA (prompts e resultados) para que possamos monitorar a qualidade e investigar problemas.

6.3Aprovação humana e decisões automatizadas

Nada do que a IA prepara é enviado, publicado ou executado sem a aprovação de uma pessoa da sua organização. Cada ação tem um nível de risco, e movimentar dinheiro, excluir registros e alterar permissões só pode ser feito por uma pessoa, nunca pela IA. Uma trilha de auditoria registra quem preparou e quem aprovou cada ação. Uma mensagem enviada pode ser marcada como “enviada por engano” nos 30 minutos seguintes ao envio; isso corrige o registro no AppSuiteHQ, mas não recupera um e-mail que já foi entregue.

Os resultados da IA podem estar errados ou incompletos, por isso revise-os antes de confiar neles ou aprová-los. Nenhuma decisão que produza efeitos jurídicos ou efeitos igualmente significativos para alguém é tomada exclusivamente por meios automatizados (Artigo 22 do GDPR).

6.4Desligar a IA

Sua organização pode desligar os recursos de IA nas configurações. Enquanto a IA estiver desligada, os recursos de IA não são executados para essa organização. O conteúdo que a IA preparou antes permanece no seu espaço de trabalho até que você o exclua ou a organização seja excluída.

Não vendemos dados pessoais nem os compartilhamos para publicidade. Nós os compartilhamos apenas nestes casos:

Prestadores de serviços: Empresas que hospedam e operam partes do Serviço para nós, listadas abaixo. Elas só podem usar dados pessoais para nos prestar seus serviços, com base em contratos que as obrigam a protegê-los.
Dentro da sua organização: O que você adiciona ao espaço de trabalho da sua organização fica visível para os demais membros, de acordo com suas funções e permissões.
Por sua instrução: Quando você ou sua organização nos pedem, por exemplo quando uma pessoa aprova o envio de uma mensagem a um cliente ou quando você vincula uma conta externa.
Operações societárias: Se estivermos envolvidos em uma fusão, aquisição, financiamento ou venda de ativos, os dados pessoais poderão ser transferidos como parte dessa operação, e esta política continuará a se aplicar a eles.
Exigências legais: Quando a lei ou uma solicitação válida de uma autoridade pública o exigir, ou quando for necessário para proteger nossos direitos, nossos usuários ou terceiros.

7.1Nossos prestadores de serviços

Atualmente usamos estes prestadores para operar o Serviço:

Vercel: Hospedagem do site e do aplicativo.
Supabase: Banco de dados, autenticação e armazenamento de arquivos.
Stripe: Processamento de pagamentos e cobrança de assinaturas.
Resend: Entrega dos e-mails que o Serviço envia.
Anthropic: Modelos de IA para os recursos do sistema operacional.
OpenAI: Embeddings para memória e busca, e alguns recursos de IA dentro de ferramentas específicas.
OpenRouter: Acesso a modelos de IA usados por alguns recursos dentro de ferramentas específicas.
Google Cloud: Reconhecimento de texto em recibos e contas que você envia para digitalização.
Langfuse: Armazenamento de rastros das solicitações de IA para monitoramento de qualidade e depuração.
Sentry: Monitoramento de erros de servidor.
PostHog: Análise de uso do produto, registrada a partir dos nossos servidores e armazenada na região da UE do PostHog.
Inngest: Agendamento e execução de tarefas em segundo plano.
Upstash: Limitação de taxa para proteger o Serviço contra abusos.

Atualizamos esta lista quando adicionamos ou substituímos um prestador.

8Transferências internacionais

Alguns dos nossos prestadores tratam dados pessoais fora do Reino Unido e do Espaço Econômico Europeu, por exemplo nos Estados Unidos. Quando isso acontece, nos baseamos em salvaguardas reconhecidas pela legislação de proteção de dados: as Cláusulas Contratuais Padrão da Comissão Europeia, junto com o Adendo do Reino Unido ou o Acordo Internacional de Transferência de Dados do Reino Unido para dados do Reino Unido, ou o EU–US Data Privacy Framework (e sua extensão para o Reino Unido) quando o prestador for certificado nele.

Você pode pedir mais informações sobre essas salvaguardas pelo e-mail business@appsuitehq.com.

9Por quanto tempo guardamos as informações

Guardamos dados pessoais enquanto sua conta ou organização estiver ativa e, depois disso, apenas pelo tempo necessário para as finalidades desta política ou pelo tempo que a lei nos obrigar a guardá-los.

Organizações arquivadas: Um proprietário pode arquivar uma organização. Os membros perdem o acesso, mas os dados são mantidos.
Exclusão agendada: Um proprietário pode agendar a exclusão de uma organização. O acesso é encerrado, e os dados são excluídos permanentemente após a data de exclusão agendada.
Após a exclusão: Quando uma conta ou organização é excluída, excluímos ou anonimizamos seus dados pessoais, exceto o que a lei nos obriga a guardar, como faturas e registros de pagamento, que mantemos pelo prazo definido pela legislação contábil e fiscal.
Backups: As cópias mantidas nos backups dos nossos prestadores são removidas à medida que esses backups expiram, conforme o cronograma de cada prestador.
Logs, relatórios de erro e rastros de IA: Mantidos por um período limitado para segurança, depuração e monitoramento de qualidade, e depois excluídos de acordo com as configurações de retenção dos nossos prestadores.
Solicitações: As mensagens de contato e de suporte são mantidas pelo tempo necessário para tratarmos da sua solicitação e de qualquer acompanhamento.
Dados anonimizados: Podemos manter informações que tenham sido anonimizadas de forma que não identifiquem mais ninguém.

Dentro do Serviço, sua organização decide por quanto tempo manter seus dados empresariais e pode excluir registros a qualquer momento.

10Segurança

Protegemos dados pessoais com medidas técnicas e organizacionais, incluindo:

Criptografia em trânsito (TLS) e em repouso, fornecida pelos nossos provedores de infraestrutura
Segurança em nível de linha e controles de acesso que mantêm separados os dados de cada organização
Permissões baseadas em funções dentro de cada organização
Uma trilha de auditoria de quem preparou e quem aprovou cada ação
Acesso restrito aos sistemas de produção

Nenhum sistema é completamente seguro. Se tomarmos conhecimento de uma violação de dados pessoais que afete seus dados, informaremos os clientes afetados e, quando a lei exigir, a autoridade supervisora e as pessoas envolvidas.

Mantenha sua senha em segurança e dê aos membros da sua organização apenas as permissões de que eles precisam.

11Seus direitos

Nos termos do GDPR, do UK GDPR e de leis semelhantes, você tem o direito de:

Acesso: Pedir uma cópia dos dados pessoais que mantemos sobre você.
Retificação: Pedir que corrijamos dados inexatos ou incompletos. Você também pode atualizar a maior parte dos dados da conta nas suas configurações.
Eliminação: Pedir que excluamos seus dados pessoais, exceto o que a lei nos obriga a guardar.
Portabilidade: Receber os dados pessoais que você nos forneceu em um formato estruturado e de uso comum. Você também pode exportar dados das ferramentas por conta própria em formatos comuns, como CSV e PDF.
Limitação: Pedir que limitemos a forma como usamos seus dados, por exemplo enquanto verificamos uma correção.
Oposição: Opor-se ao tratamento baseado nos nossos legítimos interesses e, a qualquer momento, ao marketing direto.
Retirada do consentimento: Retirar seu consentimento a qualquer momento quando nos baseamos nele, sem afetar o tratamento realizado antes.
Reclamação: Apresentar uma reclamação a uma autoridade supervisora de proteção de dados (veja “Reclamações”).

Para exercer qualquer um desses direitos, escreva para business@appsuitehq.com. Não nomeamos um Encarregado de Proteção de Dados, por isso envie todas as solicitações sobre proteção de dados para esse endereço.

Respondemos em até um mês. Para solicitações complexas ou numerosas, esse prazo pode ser prorrogado por até mais dois meses, e avisaremos você se isso acontecer. Podemos pedir que você confirme sua identidade antes de atendermos a uma solicitação.

Se seus dados estiverem na conta AppSuiteHQ de uma empresa com a qual você se relaciona, entre em contato diretamente com essa empresa: ela controla esses dados, e nós a ajudaremos a responder.

12Cookies e tecnologias semelhantes

Usamos apenas cookies e armazenamento do navegador estritamente necessários para o funcionamento do site e do Serviço, ou que memorizam uma escolha que você fez. Não usamos cookies de análise nem de publicidade. O uso do produto é registrado em nossos servidores (veja “Informações coletadas automaticamente”), e não por meio de cookies.

Sessão de login: Cookies cujos nomes começam com “sb-”, definidos pelo nosso provedor de autenticação, o Supabase. Eles mantêm você conectado e protegem sua sessão, e são removidos quando você sai ou quando expiram.
NEXT_LOCALE: Memoriza a versão de idioma do site que você usou por último, para que você a veja novamente na próxima vez. Expira após um ano.
appsuitehq_consent: Memoriza que você já viu nosso aviso de cookies, para que ele não seja exibido novamente. Expira após 150 dias.
Armazenamento do navegador: O armazenamento local do seu navegador guarda preferências da interface, como o tema claro ou escuro e as escolhas de layout. Ele permanece no seu navegador até que você o limpe.

Como esses cookies são necessários para o funcionamento do site ou para memorizar suas escolhas, não pedimos consentimento para usá-los. Você pode bloquear ou excluir cookies nas configurações do seu navegador, mas, se bloquear os cookies de login, não conseguirá entrar.

Quando você paga ou gerencia sua cobrança, usa páginas hospedadas pelo Stripe, que define seus próprios cookies de acordo com a política de privacidade do Stripe.

13Requisito de idade

O Serviço é destinado a empresas. Você precisa ter pelo menos 18 anos, e poder agir em nome da sua empresa, para criar uma conta ou usar o Serviço. Não coletamos intencionalmente dados pessoais de crianças. Se você acredita que uma criança nos forneceu dados pessoais, entre em contato conosco pelo e-mail business@appsuitehq.com, e nós os excluiremos.

14Alterações nesta política

Podemos atualizar esta política quando o Serviço ou a lei mudarem. Publicaremos a nova versão nesta página e alteraremos a data de “Última atualização” no topo. Se uma alteração for significativa, também avisaremos você por e-mail ou no Serviço antes que ela entre em vigor.

Esta versão, de 27 de setembro de 2026, substitui a versão de 15 de janeiro de 2025. Ela acrescenta nossos recursos de IA e os provedores por trás deles, explica quando atuamos como controlador e quando atuamos como operador, lista todos os nossos prestadores de serviços, corrige as informações sobre cookies (apenas cookies essenciais) e atualiza as informações sobre retenção, segurança, idade e contato.

Esta política foi redigida em inglês. Em caso de conflito entre uma tradução e a versão em inglês, prevalece a versão em inglês.

15Contato

Para dúvidas sobre esta política ou para exercer seus direitos, entre em contato conosco:

E-mail: business@appsuitehq.com
Endereço postal: AppSuiteHQ Ltd, Rue de Lyon, 75012 Paris, France
Encarregado de Proteção de Dados: Não nomeado. Envie as solicitações sobre proteção de dados para business@appsuitehq.com.

16Reclamações

Se você não estiver satisfeito com a forma como tratamos seus dados pessoais, entre em contato conosco primeiro para que possamos tentar resolver a situação.

Você também tem o direito de apresentar uma reclamação a uma autoridade supervisora de proteção de dados, em especial no país onde você mora ou trabalha, ou onde o problema ocorreu. Na França, é a Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL, https://www.cnil.fr). No Reino Unido, é o Information Commissioner's Office (ICO, https://ico.org.uk).