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Como funciona

Um só registro por baixo. Um Chief of Staff por cima.

O AppSuiteHQ é construído em cinco camadas. Suas ferramentas escrevem em um só registro, cada mudança vira um evento, regras transformam eventos em sinais, e a IA só pode agir por meio de ações cadastradas, cada uma com um nível de risco. O que chega até você é um resumo e um trabalho pronto para aprovar.

Comece grátisVeja todas as ferramentas

Diagrama do AppSuiteHQ em cinco camadas, acompanhando uma fatura vencida. Na base, o registro: treze ferramentas escrevendo em um só banco de dados, incluindo a fatura INV-00041 de $12,400 da Harbor & Pine, com vencimento em 12 de setembro. Acima, os eventos: o evento invoice.overdue é registrado às 7:00. Depois, métricas e sinais: contas a receber vencidas de $14,050 e um sinal de alta gravidade, a INV-00041 está vencida há 17 dias. Depois, as ações: o Chief of Staff pode executar prepare.invoice_reminder, uma ação de nível 1; o envio é de nível 3 e só uma pessoa pode fazê-lo; ações de nível 4 são exclusivas de pessoas. No topo, o Chief of Staff: o resumo desta manhã diz para cobrar a INV-00041 antes de quarta-feira, e o lembrete preparado espera que alguém o aprove e envie.

A Central de Comando

O que você abre às sete. O dia, já lido.

Uma tela para o negócio inteiro: os números que importam, o resumo e o trabalho que vale a pena fazer hoje, com os rascunhos já escritos.

Um exemplo de Central de Comando do Northwind Studio na segunda-feira, 29 de setembro: caixa, vendas, entregas e contas a receber com suas tendências, o resumo da manhã com três coisas para fazer, uma lista de ações recomendadas com rascunhos preparados e um lembrete de pagamento sendo aprovado e enviado.

  1. 1

    Os números

    Caixa, vendas, entregas e contas a receber, cada um com sua tendência e a observação que importa. Cada número mostra quando foi calculado pela última vez.

  2. 2

    O resumo

    Um parágrafo sobre a situação do negócio e três coisas para fazer hoje, esperando por você antes mesmo de você se sentar.

  3. 3

    Recomendado e preparado

    Em ordem de quanto vale a pena fazer cada item. Quando é preciso um follow-up, o rascunho já está escrito.

  4. 4

    Pergunte

    Sempre na barra superior. Pergunte sobre qualquer número e veja os registros por trás dele.

O Chief of Staff (Ìmö)

Ele lê o negócio inteiro, e mostra as contas.

O Chief of Staff é o Claude, da Anthropic, usado pela API comercial, então seus dados não são usados para treinar modelos. Ele trabalha a partir dos seus registros, pelas mesmas ações cadastradas que todo o resto. Ele informa, responde e lembra o que você combinou.

Resumo · no seu horário

A manhã, lida para você

No horário que você escolher, no seu fuso horário, ele lê o que mudou e escreve um parágrafo e três coisas para fazer. O resumo chega no app e por e-mail.

  • Cada número cita o registro de onde veio
  • Ele avisa quando um número está desatualizado
  • Se a IA estiver indisponível, você recebe os números mesmo assim

Pergunte · a qualquer hora

Respostas com as fontes

Pergunte por que o caixa cai em outubro, ou quais clientes pagam com atraso. Ele consulta tudo por meio de ações somente leitura e cita cada número, então cada resposta mostra as faturas, previsões e anotações que usou.

  • As fontes ficam abaixo de cada resposta, a um clique do registro
  • Ele pode preparar um rascunho a partir da resposta, mas nunca enviar
  • Uma memória só é citada quando a resposta depende dela

Memória · guardada para você

O que você combinou, usado quando importa

Decisões, preferências, fatos e compromissos: prazo de 45 dias para um cliente, o e-mail do financeiro para outro. Cada memória registra de onde veio, e tudo o que a IA sugere guardar espera a sua confirmação.

  • Veja, corrija ou apague qualquer memória em Configurações
  • Memórias substituídas ficam no histórico; as apagadas somem de vez
  • Usada em lembretes, respostas e no resumo

Trabalho preparado

O follow-up está escrito. Enviar é decisão sua.

Lembretes de pagamento, follow-ups de propostas, avisos de assinatura, renovações de evidências e notas de agradecimento são redigidos a partir do registro e esperam por você em uma só caixa de entrada.

  1. 01

    Preparado

    A partir de um sinal ou de uma pergunta sua, escrito com base na fatura, proposta ou contrato em questão.

  2. 02

    Conferido

    Cada valor e data do rascunho é conferido com o registro. Se um deles não estiver lá, o rascunho é barrado antes de chegar a você.

  3. 03

    Decidido

    Aprove como está, edite ou rejeite. Um rascunho editado é conferido de novo antes de sair.

  4. 04

    Enviado

    Por trinta minutos depois do envio, você pode marcá-lo como enviado por engano. O e-mail não é cancelado, mas o registro mostra o que aconteceu.

Um exemplo de lembrete de pagamento para a Harbor & Pine referente à fatura INV-00041, de $12,400.00 com vencimento em 12 de setembro, com cada informação conferida com o registro; e a caixa de aprovação com três itens preparados, onde o lembrete é aprovado e enviado.

Níveis de risco

Toda ação tem um nível. Hoje a IA lê e prepara. As pessoas fazem o resto.

O Chief of Staff só pode usar ações cadastradas e, hoje, recebe os dois primeiros níveis. Alterar registros e tudo o que sai da empresa só acontece quando uma pessoa clica. O nível 4 não está disponível para ele de forma alguma.

Quem age, por nível de risco

  1. 0

    Ler e explicar

    Resumos, sinais, respostas com fontes

    Roda sozinho

  2. 1

    Preparar

    Lembretes, follow-ups, avisos, memórias

    Você revisa antes do uso

  3. 2

    Alterar registros internos

    Reatribuir uma tarefa, transformar um negócio fechado em proposta

    Uma pessoa clica, sempre

  4. 3

    Agir fora da empresa

    Enviar um lembrete, um follow-up ou um aviso de assinatura

    Uma pessoa clica, sempre

  5. 4

    Alto impacto

    Movimentar dinheiro, excluir registros, alterar permissões

    Só uma pessoa. Nunca a IA.

Hoje: a IA trabalha nos níveis 0 e 1. Os níveis 2 e 3 dependem do clique de uma pessoa, e nada do nível 4 é oferecido a ela.

Cada passo fica registrado

Quem pediu, quem preparou, quem aprovou e quando saiu. Cada passo fica guardado na trilha de auditoria, junto ao registro que foi alterado.

Dinheiro e entregas

Caixa, margem e capacidade, a partir do mesmo registro.

Como faturas, contas a pagar, horas e projetos ficam em um só lugar, o AppSuiteHQ consegue dizer para onde o caixa está indo, qual trabalho dá lucro e quem tem espaço na próxima semana, sem uma planilha no meio.1

Cash · next 30 days

Lowest point $6,250 on Oct 14

$38,600 in · $41,900 out

Sep 29Oct 6Oct 13Oct 20Oct 27

Why · what moves it

  • PayrollOct 13−$21,300
  • INV-00041 · Harbor & PineOct 21 (usually 9d late)+$12,400
  • LeaseOct 14−$4,800
  • INV-00043 · Fallowmere LegalOct 18+$7,250

Os próximos 30 dias de caixa

Entradas
Faturas em aberto por data de vencimento, ajustadas pelo atraso típico de cada cliente.
Saídas
Contas a pagar, despesas recorrentes e uma estimativa da folha de pagamento.
A faixa
A faixa hachurada: o que acontece se os clientes pagarem tão cedo ou tão tarde quanto já pagaram antes.
Por quê
Os cinco itens que mais movem a linha, com o motivo de cada um.

Margem por projeto e por cliente

Prevista e real, a partir de horas, custos por hora, despesas e do que foi faturado e pago. Um projeto que cai abaixo da meta gera um sinal.

Projected margin

Target 35%

  • Gildersley · brand guidelines41%
  • Fallowmere · client portal36%
  • Brightwater · phase 2 build29%
  • Isselby · packaging refresh11%

From hours, cost rates, expenses and what was invoiced and paid, per project and per client.

Quem está sobrecarregado na próxima semana

Horas agendadas comparadas à disponibilidade de cada pessoa. Quando alguém passa do limite, ele planeja quais tarefas podem ir para quem, e a mudança espera por você na caixa de entrada.

Capacity · next week

Booked of 37.5h

  • MO
    Maya Okafor118%
  • JB
    Joel Brandt64%
  • AL
    Ade Lawson92%
  • SW
    Sam Whitlock81%

Suggested: move 6h of Isselby work from Maya to Joel.

1Os números são os registrados na plataforma: as faturas, contas a pagar, despesas, pagamentos e horas que você lança ou importa. O AppSuiteHQ não se conecta a contas bancárias, e uma previsão é uma estimativa, mostrada com sua faixa provável.

As ferramentas por baixo

Treze ferramentas, agrupadas pelo trabalho que fazem.

Cada uma é útil sozinha, e cada uma escreve no mesmo registro. Quanto mais do negócio roda aqui, mais o Chief of Staff consegue enxergar.

  1. 01

    Conquiste o trabalho

    Da primeira conversa ao contrato assinado. Um negócio fechado vira proposta com um clique, e uma proposta aceita vira contrato e projeto.

    • CRM

      Contatos, clientes e um funil de negócios em que você arrasta cada negócio entre etapas, com um aviso quando algum esfria.

    • Proposals

      Propostas montadas com seções, modelos e uma biblioteca de conteúdo. Os clientes leem, assinam ou recusam online, e você vê o que eles olharam.

    • Contracts

      Contratos a partir de modelos. Cada signatário assina na sua vez por um link, e você recebe um PDF assinado com certificado de assinatura.

  2. 02

    Entregue

    O trabalho em si, as horas que ele leva e o que a equipe aprendeu pelo caminho.

    • Projects

      Tarefas em quadro, lista ou calendário, com marcos, dependências e comentários, e as horas não faturadas prontas para faturar.

    • Time Tracking

      Um cronômetro ou lançamentos manuais com valores faturáveis, folhas de horas para aprovar e faturas montadas a partir das horas.

    • Knowledge Base

      Os procedimentos da sua equipe em páginas aninhadas, com histórico de versões, permissões e uma busca que encontra páginas pelo significado.

  3. 03

    Receba

    O que devem a você, o que você deve e para onde foi o dinheiro.

    • Accounting

      Faturas, cobrança recorrente, contas a pagar e o livro-razão por trás delas. Importe extratos bancários para conciliar e gere a DRE, o balanço patrimonial e o aging de contas a receber.

    • Expenses

      Envie um recibo e os dados são lidos para você. Categorias, moedas, quilometragem e políticas de gastos, com aprovação por e-mail.

  4. 04

    Fique em conformidade

    As obrigações de uma pequena empresa, com as evidências e as datas em um só lugar.

    • Compliance

      Avaliações, controles, políticas e evidências, um alerta antes que uma evidência expire e uma página pública de confiança para os clientes que pedirem.

    • GDPR & Privacy

      Um mapa dos dados pessoais que você guarda, um banner de cookies para incorporar no seu site e um controle de solicitações de dados e incidentes, com seus prazos.

    • Audit

      Planos e checklists de auditoria, achados com ações corretivas e um calendário de obrigações que avisa você antes do vencimento.

  5. 05

    Cresça e automatize

    Mostre às pessoas o que você faz, e deixe a rotina rodar sozinha.

    • Social

      Planeje e redija posts em um calendário de conteúdo, com sugestões de hashtags e uma etapa de revisão antes de o post ser aprovado.

    • Automation

      Fluxos de trabalho em uma tela visual: um gatilho vindo do registro ou de uma agenda, depois etapas, condições e a aprovação de uma pessoa onde você quiser. Cada execução fica registrada.

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  2. 2HojeAdicione seus clientes e as faturas ainda em aberto.
  3. 3HojeEscolha o horário em que o seu resumo chega.
  4. 4AmanhãTrês coisas para fazer, com os rascunhos prontos.