1引言
AppSuiteHQ Ltd（以下简称“AppSuiteHQ”或“我们”）在 appsuitehq.com 及其子域名上运营 AppSuiteHQ（以下简称“本服务”），这是一款面向小企业的 AI 操作系统。本隐私政策说明当您访问我们的网站、创建账户、使用本服务或联系我们时，我们如何收集、使用、共享和保护个人数据。
在我们担任控制者的情况下，负责您个人数据的控制者是 AppSuiteHQ Ltd，地址：Rue de Lyon, 75012 Paris, France。如对本政策中的任何内容有疑问，您可以通过 business@appsuitehq.com 联系我们。
本政策说明我们如何处理个人数据，并非征求您的同意。在我们以同意为依据的情况下，我们会另行征求您的同意。请将本政策与我们的服务条款一并阅读。
2我们的角色：控制者与处理者
根据数据所属对象的不同，我们以两种不同的角色处理个人数据。
- 当我们担任控制者时
- 针对我们经营自身业务所需的数据：您的账户和个人资料、账单、支持和联系咨询、安全日志、产品使用情况以及我们的网站。我们决定这些数据的使用目的和方式，本政策完全适用于这些数据。
- 当我们担任处理者时
- 针对您和您的团队录入本服务的业务数据，例如您的客户和联系人的详细信息、提案、合同、发票、项目、工时记录、文档和消息。您的组织是这些数据的控制者，决定录入哪些数据以及出于何种目的。我们仅根据您组织的指示、依照我们的服务条款和数据处理协议处理这些数据，以提供本服务。
我们的数据处理协议（DPA）可通过 business@appsuitehq.com 索取。
如果您是我们某位客户的客户或联系人，且您的信息存储在该客户的 AppSuiteHQ 账户中，则适用该客户自己的隐私声明。有关这些数据的请求，请发送给该客户。如果您转而联系我们，在我们能够识别该客户的情况下，我们会将您的请求转交给该客户。
3我们收集的信息
3.1您提供给我们的信息
当您注册、使用本服务或联系我们时，我们会收集您提供的以下信息：
- 账户信息
- 您的姓名、电子邮件地址和密码。如果您使用 Google 或 GitHub 注册或登录，我们会从该服务商处获得您的姓名、电子邮件地址，以及（如有）您的头像。
- 个人资料与组织
- 您组织的名称和详细信息、您的角色和权限、职位、头像、语言、时区和其他偏好设置，以及您所邀请人员的姓名和电子邮件地址。
- 业务数据
- 您和您的团队录入或上传的一切内容：客户和联系人、提案、合同、项目、工时记录、发票、费用、文档、知识库文章、消息、社交媒体帖子及类似记录。其中通常包含有关他人的个人数据，我们以处理者身份处理这些数据（参见“我们的角色：控制者与处理者”）。
- AI 交互
- 您提出的问题和给出的指示，AI 准备的简报、草稿、建议和回答，您批准、编辑或拒绝的内容，以及本服务为您的组织记住的事实（即组织记忆）。
- 账单信息
- 您的账单姓名和地址、您的方案以及订阅历史。银行卡信息在 Stripe 的结账页面输入并由 Stripe 处理；我们不会接收或存储完整的卡号。
- 通信内容
- 您通过联系表单、电子邮件或支持渠道发送给我们的内容，例如您的姓名、电子邮件地址、主题和消息。
3.2自动收集的信息
当您访问网站或使用本服务时，部分信息会被自动收集：
- 日志和设备数据
- 您的 IP 地址、浏览器、设备和操作系统，您请求的页面、日期和时间，以及您来源的页面。这些信息由我们的托管服务商记录；我们使用 IP 地址和账户信息来限制滥用（速率限制）。
- 产品使用情况
- 描述本服务使用方式的事件，例如打开了哪些功能、准备或批准了哪些操作，这些事件与您的账户 ID 和组织 ID 相关联。我们在自己的服务器上记录这些事件，而不是通过跟踪 Cookie，以便了解使用情况并改进本服务。
- 错误报告
- 当我们的服务器出现故障时，有关错误和请求的技术细节，其中可能包括您的账户 ID。
- AI 追踪记录
- AI 请求和响应的记录，即提示词（包括回答所需的业务数据）和输出，保留用于质量监控和调试。
- Cookie 和浏览器存储
- 少量必要的 Cookie 和浏览器存储条目，详见下文“Cookie 及类似技术”。
3.3来自其他来源的信息
我们还会从以下来源获得信息：
- 您的组织
- 如果同事邀请您，我们会从对方处获得您的姓名和电子邮件地址。
- 登录服务商
- 如您使用 Google 或 GitHub 登录，则为上文所述的这些服务商。
- Stripe
- 付款确认和您的订阅状态。
- 您连接的服务
- 如果您在本服务提供该功能的情况下关联外部账户，例如用于定时发布帖子的社交媒体账户，我们会获得该功能所需的信息。
4我们如何使用信息
我们将个人数据用于：
- 提供本服务：创建您的账户并保障其安全，运行您组织的工作区和工具，存储并显示您的数据
- 运行操作系统功能：根据您组织的数据准备简报、信号、草稿、回答和预测，并维护其组织记忆（参见“人工智能功能”）
- 收取付款，管理订阅和 AI 额度，保存账单和税务记录
- 发送服务邮件，例如登录和安全消息、邀请、收据、有关您的方案或 AI 额度的通知，以及我们条款的变更
- 回复您的问题、支持请求和联系咨询
- 保障本服务安全：发现、调查和防范欺诈、滥用和安全事件，并限制过度使用
- 了解本服务的使用方式，修复错误并改进功能，包括 AI 输出的质量
- 履行我们的法律义务，以及确立、行使或抗辩法律主张
我们不出售个人数据，也不将其用于广告。
5处理的法律依据（GDPR）
在我们担任控制者的情况下，GDPR 和英国 GDPR 要求每一项个人数据的使用都具有法律依据。我们依据的是：
- 履行合同
- 提供您注册的服务，管理您的账户和订阅，收取付款并提供支持（第 6 条第 1 款 (b) 项）。
- 正当利益
- 保障本服务安全并防止滥用，了解使用情况，改进本服务及其 AI 功能，回复尚未成为客户的人士的咨询，以及确立或抗辩法律主张。我们会权衡这些利益与您的权利，您可以提出反对（第 6 条第 1 款 (f) 项）。
- 法律义务
- 保存会计和税务记录，回应公共机构的合法要求，并履行我们的其他法律义务（第 6 条第 1 款 (c) 项）。
- 同意
- 在我们为特定目的征求您同意的情况下。您可以随时撤回同意；撤回不影响此前已进行的处理（第 6 条第 1 款 (a) 项）。
对于我们以处理者身份处理的业务数据，您的组织负责确保其将这些数据录入本服务并加以使用具有法律依据。
6人工智能功能
6.1AI 做什么
AppSuiteHQ 使用 AI 模型准备晨间简报、信号、消息和文档草稿、建议、对您问题的回答（“提问”功能，并附上所用来源）、组织记忆和现金预测，并为各工具内的 AI 功能提供支持。为此，您组织数据中的相关部分（例如客户记录、发票、项目和消息）会连同您的指示一起发送给下列 AI 服务商，其输出会存储在您的工作区中。
6.2AI 服务商
- Anthropic（Claude）
- 为操作系统功能提供支持：简报、提问、草稿、建议和记忆。我们使用 Anthropic 的商业 API。根据 Anthropic 的商业条款，客户数据不会被用于训练其模型。
- OpenAI
- 为组织记忆和搜索创建嵌入向量（文本的数值表示），并为各工具内的部分 AI 功能提供支持。
- OpenRouter
- 让各工具内的部分 AI 功能能够使用其他 AI 服务商的模型。
- Google Cloud Vision
- 在使用扫描功能时，识别您上传的收据和账单上的文字。
- Langfuse
- 存储 AI 请求和响应的追踪记录（提示词和输出），以便我们监控质量并调查问题。
6.3人工批准与自动化决策
AI 准备的任何内容，未经您组织中的人员批准，都不会被发送、发布或执行。每个操作都有风险等级；转移资金、删除记录和更改权限只能由人来完成，绝不会由 AI 完成。审计日志会记录每个操作由谁准备、由谁批准。已发送的消息在发送后 30 分钟内可标记为“误发”；这会更正 AppSuiteHQ 中的记录，但不会撤回已送达的电子邮件。
AI 输出可能有误或不完整，因此请在依赖或批准之前先进行审阅。任何对个人产生法律效力或类似重大影响的决定，都不会仅通过自动化方式作出（GDPR 第 22 条）。
6.4关闭 AI
您的组织可以在设置中关闭 AI 功能。AI 关闭期间，AI 功能不会为该组织运行。AI 此前准备的内容会保留在您的工作区中，直到您将其删除或该组织被删除。
7我们如何共享信息
我们不出售个人数据，也不为广告目的共享个人数据。我们仅在以下情况下共享个人数据：
- 服务提供商
- 为我们托管和运行本服务部分内容的公司，详见下文。它们只能为向我们提供服务而使用个人数据，并受要求其保护这些数据的合同约束。
- 在您的组织内部
- 您添加到组织工作区的内容，组织的其他成员可以根据各自的角色和权限查看。
- 按您的指示
- 当您或您的组织要求我们这样做时，例如当某人批准向客户发送消息时，或当您关联外部账户时。
- 业务转让
- 如果我们涉及合并、收购、融资或资产出售，个人数据可能作为该交易的一部分被转让，本政策将继续适用于这些数据。
- 法律要求
- 当法律或公共机构的有效要求需要时，或为保护我们、我们的用户或他人的权利所必需时。
7.1我们的服务提供商
我们目前使用以下服务提供商来运行本服务：
- Vercel
- 网站和应用程序的托管。
- Supabase
- 数据库、身份验证和文件存储。
- Stripe
- 支付处理和订阅计费。
- Resend
- 投递本服务发送的电子邮件。
- Anthropic
- 用于操作系统功能的 AI 模型。
- OpenAI
- 用于记忆和搜索的嵌入向量，以及各工具内的部分 AI 功能。
- OpenRouter
- 为各工具内的部分功能提供 AI 模型访问。
- Google Cloud
- 识别您上传扫描的收据和账单上的文字。
- Langfuse
- 存储 AI 请求追踪记录，用于质量监控和调试。
- Sentry
- 监控服务器错误。
- PostHog
- 产品分析，从我们的服务器记录，并存储在 PostHog 的欧盟区域。
- Inngest
- 调度和运行后台任务。
- Upstash
- 速率限制，保护本服务免遭滥用。
当我们新增或更换服务提供商时，会更新此列表。
8国际传输
我们的部分服务提供商在英国和欧洲经济区以外（例如美国）处理个人数据。在这种情况下，我们依赖数据保护法认可的保障措施：欧盟委员会的标准合同条款，对于英国数据则同时附加英国附录或采用英国国际数据传输协议；或者，在服务提供商已通过欧盟–美国数据隐私框架（及其英国扩展）认证的情况下，依据该框架。
您可以通过 business@appsuitehq.com 索取有关这些保障措施的更多信息。
9我们保留信息的期限
在您的账户或组织处于活跃状态期间，我们会保留个人数据；此后，仅在实现本政策所述目的所需的期限内，或在法律要求我们保留的期限内予以保留。
- 已归档的组织
- 所有者可以归档组织。其成员将失去访问权限，但其数据会被保留。
- 计划删除
- 所有者可以为组织安排删除。访问随即停止，其数据会在计划删除日期之后被永久删除。
- 删除之后
- 当账户或组织被删除时，我们会删除其个人数据或将其匿名化，但法律要求我们保留的数据除外，例如发票和付款记录，我们会按会计和税务法律规定的期限保留这些记录。
- 备份
- 保存在服务提供商备份中的副本，会随着这些备份按服务提供商自身的周期轮换而被移除。
- 日志、错误报告和 AI 追踪记录
- 出于安全、调试和质量监控目的保留有限的期限，然后根据我们服务提供商的保留设置予以删除。
- 咨询
- 联系和支持消息的保留期限，以处理您的咨询及任何后续事宜所需为限。
- 匿名化数据
- 我们可能会保留已匿名化、不再能识别任何人的信息。
在本服务中，您的组织自行决定其业务数据的保留期限，并可随时删除记录。
10安全
我们通过技术和组织措施保护个人数据，包括：
- 由我们的基础设施服务商提供的传输中加密（TLS）和静态加密
- 行级安全和访问控制，使每个组织的数据彼此隔离
- 每个组织内基于角色的权限
- 记录每个操作由谁准备、由谁批准的审计日志
- 对生产系统的访问限制
没有任何系统是绝对安全的。如果我们发现影响您数据的个人数据泄露，我们将通知受影响的客户，并在法律要求时通知监管机构和相关个人。
请妥善保管您的密码，并仅授予组织成员其所需的权限。
11您的权利
根据 GDPR、英国 GDPR 及类似法律，您享有以下权利：
- 访问
- 要求获取我们持有的关于您的个人数据副本。
- 更正
- 要求我们更正不准确或不完整的数据。大部分账户信息您也可以在设置中自行更新。
- 删除
- 要求我们删除您的个人数据，但法律要求我们保留的数据除外。
- 数据可携带
- 以结构化、常用的格式接收您提供给我们的个人数据。您也可以自行以 CSV 和 PDF 等常用格式从各工具中导出数据。
- 限制处理
- 要求我们限制对您数据的使用方式，例如在我们核实更正期间。
- 反对
- 反对基于我们正当利益的处理，并可随时反对直接营销。
- 撤回同意
- 在我们以您的同意为依据的情况下，随时撤回同意，且不影响此前已进行的处理。
- 投诉
- 向数据保护监管机构投诉（参见“投诉”）。
如需行使上述任何权利，请发送邮件至 business@appsuitehq.com。我们尚未任命数据保护官，因此请将所有数据保护请求发送至该地址。
我们会在一个月内答复。对于复杂或大量的请求，该期限最多可再延长两个月，如有延长，我们会告知您。在处理请求之前，我们可能会要求您确认身份。
如果您的数据保存在与您有业务往来的企业的 AppSuiteHQ 账户中，请直接联系该企业：该企业控制这些数据，我们会协助其作出答复。
12Cookie 及类似技术
我们只使用网站和本服务运行所严格必需的，或用于记住您所作选择的 Cookie 和浏览器存储。我们不使用分析类或广告类 Cookie。产品使用情况在我们的服务器上记录（参见“自动收集的信息”），而不是通过 Cookie 记录。
- 登录会话
- 名称以“sb-”开头的 Cookie，由我们的身份验证服务商 Supabase 设置。它们让您保持登录状态并保护您的会话，在您退出登录或其过期时被移除。
- NEXT_LOCALE
- 记住您上次使用的网站语言版本，以便您下次访问时再次看到该版本。有效期为一年。
- appsuitehq_consent
- 记住您已看过我们的 Cookie 通知，因此不会再次显示。有效期为 150 天。
- 浏览器存储
- 您浏览器的本地存储会保存界面偏好，例如浅色或深色主题以及布局选择。这些数据会一直保留在您的浏览器中，直到您将其清除。
由于这些 Cookie 是网站运行或记住您的选择所必需的，我们不会就其使用征求同意。您可以在浏览器设置中阻止或删除 Cookie，但如果您阻止登录 Cookie，将无法登录。
当您付款或管理账单时，您使用的是由 Stripe 托管的页面，Stripe 会根据 Stripe 的隐私政策设置自己的 Cookie。
13年龄要求
本服务面向企业。您必须年满 18 周岁，并能够代表您的企业行事，才能创建账户或使用本服务。我们不会在知情的情况下收集儿童的个人数据。如果您认为有儿童向我们提供了个人数据，请通过 business@appsuitehq.com 联系我们，我们会将其删除。
14本政策的变更
当本服务或法律发生变化时，我们可能会更新本政策。我们会在本页面发布新版本，并更改顶部的“更新日期”。如果变更较为重大，我们还会在变更生效前通过电子邮件或在本服务中通知您。
本版本日期为 2026 年 9 月 27 日，取代 2025 年 1 月 15 日的版本。本版本新增了我们的 AI 功能及其背后的服务商，说明了我们何时担任控制者、何时担任处理者，列出了我们的全部服务提供商，更正了 Cookie 信息（仅使用必要的 Cookie），并更新了保留期限、安全、年龄要求和联系方式等内容。
本政策以英文撰写。如译本与英文版本有冲突，以英文版本为准。
15联系我们
如对本政策有疑问或需要行使您的权利，请联系我们：
- 邮寄地址
- AppSuiteHQ Ltd, Rue de Lyon, 75012 Paris, France
- 数据保护官
- 未任命。请将数据保护请求发送至 business@appsuitehq.com。
16投诉
如果您对我们处理您个人数据的方式不满意，请先联系我们，以便我们尝试纠正。
您也有权向数据保护监管机构投诉，尤其是您居住地、工作地或问题发生地所在国家的监管机构。在法国，该机构是国家信息与自由委员会（Commission nationale de l'informatique et des libertés，CNIL，https://www.cnil.fr）。在英国，该机构是信息专员办公室（Information Commissioner's Office，ICO，https://ico.org.uk）。