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Comment ça marche

Un registre unique à la base. Un bras droit au sommet.

AppSuiteHQ est construit en cinq couches. Vos outils écrivent dans un registre unique, chaque modification devient un événement, des règles transforment les événements en signaux, et l'IA ne peut agir que par des actions répertoriées, chacune dotée d'un niveau de risque. Ce qui vous parvient : un briefing, et du travail prêt à être approuvé.

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Schéma d'AppSuiteHQ en cinq couches, qui suit une facture en retard. À la base, le registre : treize outils qui écrivent dans une même base de données, dont la facture INV-00041 de $12,400 adressée à Harbor & Pine, échue le 12 septembre. Au-dessus, les événements : l'événement invoice.overdue est enregistré à 7:00. Puis les indicateurs et les signaux : $14,050 de créances en retard et un signal de gravité élevée, INV-00041 a 17 jours de retard. Puis les actions : le bras droit peut exécuter prepare.invoice_reminder, une action de niveau 1 ; l'envoi relève du niveau 3 et seule une personne peut le faire ; les actions de niveau 4 sont réservées aux personnes. Au sommet, le bras droit : le briefing de ce matin recommande de relancer INV-00041 avant mercredi, et le rappel préparé attend que quelqu'un l'approuve et l'envoie.

Le Centre de pilotage

Ce que vous ouvrez à sept heures. La journée, déjà lue.

Un seul écran pour toute l'entreprise : les chiffres qui comptent, le briefing, et le travail qui vaut la peine d'être fait aujourd'hui, avec les brouillons déjà rédigés.

Un exemple de Centre de pilotage pour Northwind Studio le lundi 29 septembre : trésorerie, ventes, production et créances avec leurs tendances, le briefing du matin avec trois choses à faire, une liste d'actions recommandées avec leurs brouillons préparés, et un rappel de paiement approuvé puis envoyé.

  1. 1

    Les chiffres

    Trésorerie, ventes, production et créances, chacun avec sa tendance et la remarque qui compte. Chaque chiffre indique quand il a été calculé pour la dernière fois.

  2. 2

    Le briefing

    Un paragraphe sur la situation de l'entreprise et trois choses à faire aujourd'hui, prêts avant même que vous vous installiez.

  3. 3

    Recommandé et préparé

    Classé selon ce que chaque action rapporte. Quand une relance s'impose, le brouillon est déjà rédigé.

  4. 4

    Ask

    Toujours dans la barre du haut. Interrogez-le sur n'importe quel chiffre et obtenez les fiches qui l'expliquent.

Le bras droit (Ìmö)

Il lit toute l'entreprise, et montre son raisonnement.

Le bras droit, c'est Claude, d'Anthropic, utilisé via l'API commerciale : vos données ne servent pas à entraîner des modèles. Il travaille à partir de vos données, via les mêmes actions répertoriées que tout le reste. Il vous fait le point, vous répond et se souvient de ce que vous avez convenu.

Briefing · à votre heure

La matinée, lue pour vous

À l'heure que vous choisissez, dans votre fuseau horaire, il lit ce qui a changé et rédige un paragraphe et trois choses à faire. Le briefing arrive dans l'application et par e-mail.

  • Chaque chiffre cite la fiche dont il provient
  • Il signale quand un chiffre n'est plus à jour
  • Si l'IA est indisponible, vous recevez quand même les chiffres

Ask · à tout moment

Des réponses avec leurs sources

Demandez pourquoi la trésorerie baisse en octobre, ou quels clients paient en retard. Il cherche l'information via des actions en lecture seule et cite chaque chiffre : chaque réponse montre les factures, prévisions et notes utilisées.

  • Les sources figurent sous chaque réponse, à un clic de la fiche
  • Il peut préparer un brouillon à partir de la réponse, jamais l'envoyer
  • Un élément mémorisé n'est cité que si la réponse s'appuie dessus

Mémoire · conservée pour vous

Ce que vous avez convenu, utilisé au bon moment

Décisions, préférences, faits et engagements : un paiement à 45 jours pour un client, la boîte comptabilité pour un autre. Chaque élément indique d'où il vient, et tout ce que l'IA propose de retenir attend votre confirmation.

  • Consultez, corrigez ou supprimez tout élément mémorisé dans les Paramètres
  • Les éléments remplacés restent dans l'historique ; les éléments supprimés disparaissent
  • Utilisée dans les rappels, les réponses et le briefing

Travail préparé

La relance est rédigée. L'envoyer, c'est vous qui décidez.

Rappels de paiement, relances de propositions, relances de signature, renouvellements de preuves et mots de remerciement sont rédigés à partir du registre et vous attendent dans une seule boîte de réception.

  1. 01

    Préparé

    À partir d'un signal ou d'une question que vous avez posée, rédigé d'après la facture, la proposition ou le contrat concerné.

  2. 02

    Vérifié

    Chaque montant et chaque date du brouillon sont comparés au registre. Un seul élément introuvable bloque le brouillon avant qu'il vous parvienne.

  3. 03

    Décidé

    Approuvez-le tel quel, modifiez-le ou rejetez-le. Un brouillon modifié est vérifié à nouveau avant de partir.

  4. 04

    Envoyé

    Pendant les trente minutes qui suivent, vous pouvez le marquer comme envoyé par erreur. L'e-mail n'est pas rappelé, mais le registre indique ce qui s'est passé.

Un exemple de rappel de paiement à Harbor & Pine pour la facture INV-00041, $12,400.00 à régler le 12 septembre, dont chaque élément est vérifié par rapport au registre ; et la boîte d'approbation avec trois éléments préparés, où le rappel est approuvé puis envoyé.

Niveaux de risque

Chaque action a un niveau. Aujourd'hui, l'IA lit et prépare. Les personnes font le reste.

Le bras droit ne peut utiliser que des actions répertoriées, et on ne lui confie aujourd'hui que les deux premiers niveaux. Modifier des données, et tout ce qui sort de l'entreprise, se fait quand une personne clique. Le niveau 4 ne lui est pas accessible du tout.

Qui agit, selon le niveau de risque

  1. 0

    Lire et expliquer

    Briefings, signaux, réponses sourcées

    S'exécute seul

  2. 1

    Préparer

    Rappels, relances, coups de pouce, éléments mémorisés

    Vous relisez avant utilisation

  3. 2

    Modifier les données internes

    Réattribuer une tâche, transformer une affaire gagnée en proposition

    Une personne clique, à chaque fois

  4. 3

    Agir hors de l'entreprise

    Envoyer un rappel, une relance ou une relance de signature

    Une personne clique, à chaque fois

  5. 4

    Conséquences majeures

    Déplacer de l'argent, supprimer des données, modifier des droits d'accès

    Uniquement une personne. Jamais l'IA.

Aujourd'hui : l'IA travaille aux niveaux 0 et 1. Les niveaux 2 et 3 s'exécutent sur le clic d'une personne, et rien du niveau 4 ne lui est proposé.

Chaque étape inscrite au registre

Qui l'a demandée, qui l'a préparée, qui l'a approuvée et quand elle est partie. Chaque étape est conservée dans le journal d'audit, à côté de la fiche concernée.

Trésorerie et production

Trésorerie, marge et capacité, à partir du même registre.

Parce que factures clients et fournisseurs, heures et projets vivent au même endroit, AppSuiteHQ peut vous dire où va votre trésorerie, quel travail est rentable et qui a de la disponibilité la semaine prochaine, sans tableur entre les deux.1

Cash · next 30 days

Lowest point $6,250 on Oct 14

$38,600 in · $41,900 out

Sep 29Oct 6Oct 13Oct 20Oct 27

Why · what moves it

  • PayrollOct 13−$21,300
  • INV-00041 · Harbor & PineOct 21 (usually 9d late)+$12,400
  • LeaseOct 14−$4,800
  • INV-00043 · Fallowmere LegalOct 18+$7,250

Les 30 prochains jours de trésorerie

Entrées
Les factures non réglées par date d'échéance, décalées selon le retard habituel de chaque client.
Sorties
Factures fournisseurs, dépenses récurrentes et une estimation de la masse salariale.
La fourchette
La bande hachurée : ce qui se passe si les clients paient aussi tôt ou aussi tard que par le passé.
Pourquoi
Les cinq éléments qui font le plus bouger la courbe, avec la raison de chacun.

Marge par projet et par client

Prévisionnelle et réelle, à partir des heures, des coûts horaires, des dépenses et de ce qui a été facturé et payé. Un projet qui passe sous l'objectif déclenche un signal.

Projected margin

Target 35%

  • Gildersley · brand guidelines41%
  • Fallowmere · client portal36%
  • Brightwater · phase 2 build29%
  • Isselby · packaging refresh11%

From hours, cost rates, expenses and what was invoiced and paid, per project and per client.

Qui est surchargé la semaine prochaine

Les heures planifiées face à la disponibilité de chacun. Quand quelqu'un dépasse, il propose quelles tâches pourraient passer à qui, et ce changement vous attend dans la boîte de réception.

Capacity · next week

Booked of 37.5h

  • MO
    Maya Okafor118%
  • JB
    Joel Brandt64%
  • AL
    Ade Lawson92%
  • SW
    Sam Whitlock81%

Suggested: move 6h of Isselby work from Maya to Joel.

1Les chiffres sont ceux enregistrés sur la plateforme : les factures clients et fournisseurs, dépenses, paiements et heures que vous saisissez ou importez. AppSuiteHQ ne se connecte pas aux comptes bancaires, et une prévision reste une estimation, affichée avec sa fourchette probable.

Les outils sous-jacents

Treize outils, regroupés selon le travail qu'ils font.

Chacun est utile seul, et chacun écrit dans le même registre. Plus votre activité passe par ici, plus le bras droit en voit.

  1. 01

    Décrocher des missions

    Du premier échange au contrat signé. Une affaire gagnée devient une proposition en un clic, et une proposition acceptée devient un contrat et un projet.

    • CRM

      Contacts, clients et un pipeline d'affaires à faire glisser d'une étape à l'autre, avec une alerte quand une affaire s'endort.

    • Proposals

      Des propositions construites à partir de sections, de modèles et d'une bibliothèque de contenus. Les clients les lisent, les signent ou les refusent en ligne, et vous voyez ce qu'ils ont consulté.

    • Contracts

      Des contrats à partir de modèles. Chaque signataire signe à son tour depuis un lien, et vous obtenez un PDF signé avec un certificat de signature.

  2. 02

    Les réaliser

    Le travail lui-même, les heures qu'il demande et ce que l'équipe apprend en chemin.

    • Projects

      Des tâches en tableau, en liste ou en calendrier, avec jalons, dépendances et commentaires, et le temps non facturé prêt à être facturé.

    • Time Tracking

      Un chronomètre ou une saisie manuelle aux taux facturables, des feuilles de temps à approuver, et des factures établies à partir des heures.

    • Knowledge Base

      Les modes d'emploi de votre équipe en pages imbriquées, avec historique des versions, droits d'accès et une recherche qui trouve les pages par leur sens.

  3. 03

    Être payé

    Ce qu'on vous doit, ce que vous devez, et où est passé l'argent.

    • Accounting

      Factures, facturation récurrente, factures fournisseurs et la comptabilité qui les sous-tend. Importez vos relevés bancaires pour faire le rapprochement, puis éditez le compte de résultat, le bilan et la balance âgée.

    • Expenses

      Téléversez un justificatif et ses informations sont lues pour vous. Catégories, devises, indemnités kilométriques et politiques de dépenses, avec approbation par e-mail.

  4. 04

    Rester conforme

    Les obligations d'une petite entreprise, avec les preuves et les échéances au même endroit.

    • Compliance

      Évaluations, contrôles, politiques et preuves, une alerte avant l'expiration d'une preuve, et une page de confiance publique pour les clients qui la demandent.

    • GDPR & Privacy

      Une cartographie des données personnelles que vous détenez, un bandeau cookies à intégrer à votre site, et un registre des demandes d'accès et des violations de données avec leurs échéances.

    • Audit

      Plans et listes de contrôle d'audit, constats avec actions correctives, et un calendrier des obligations qui vous prévient avant les échéances.

  5. 05

    Se développer et automatiser

    Faites savoir ce que vous faites, et laissez la routine tourner toute seule.

    • Social

      Planifiez et rédigez vos publications dans un calendrier éditorial, avec des suggestions de hashtags et une étape de relecture avant qu'une publication soit approuvée.

    • Automation

      Des workflows sur un canevas : un déclencheur issu du registre ou d'un planning, puis des étapes, des conditions et l'approbation d'une personne là où vous le souhaitez. Chaque exécution est journalisée.

Configurez-le aujourd'hui. Lisez-le demain.

Ajoutez vos clients et vos factures non réglées, choisissez l'heure de votre briefing, et voyez ce qu'il trouve d'ici demain matin.

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  1. 1Aujourd'huiCréez un espace de travail avec l'offre gratuite : sans carte bancaire, et avec 7 jours d'accès au système d'exploitation.
  2. 2Aujourd'huiAjoutez vos clients et les factures encore non réglées.
  3. 3Aujourd'huiChoisissez l'heure d'arrivée de votre briefing.
  4. 4DemainTrois choses à faire, avec les brouillons prêts.