Privacybeleid

We verwerken persoonsgegevens in twee verschillende rollen, afhankelijk van wiens gegevens het zijn.

Wanneer wij verwerkingsverantwoordelijke zijn

Voor de gegevens die we nodig hebben om ons eigen bedrijf te runnen: uw account en profiel, facturering, support- en contactverzoeken, beveiligingslogs, productgebruik en onze website. Wij bepalen waarom en hoe deze gegevens worden gebruikt, en dit beleid is er volledig op van toepassing.

Wanneer wij verwerker zijn

Voor de bedrijfsgegevens die u en uw team in de Dienst invoeren, zoals gegevens van uw klanten en contactpersonen, offertes, contracten, facturen, projecten, tijdregistraties, documenten en berichten. Uw organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens en bepaalt wat erin komt en waarom. Wij verwerken ze uitsluitend in opdracht van uw organisatie, om de Dienst te leveren, op grond van onze Servicevoorwaarden en onze verwerkersovereenkomst.

Onze verwerkersovereenkomst (DPA) is op verzoek verkrijgbaar via business@appsuitehq.com.

Bent u een klant of contactpersoon van een van onze klanten en staan uw gegevens in het AppSuiteHQ-account van die klant, dan geldt de privacyverklaring van die klant zelf. Stuur verzoeken over die gegevens naar de klant. Neemt u in plaats daarvan contact met ons op, dan sturen we uw verzoek door naar de klant als we die kunnen identificeren.

We gebruiken persoonsgegevens om:

• De Dienst te leveren: uw account aan te maken en te beveiligen, de werkruimte en tools van uw organisatie te laten draaien, en uw gegevens op te slaan en weer te geven
• De functies van het besturingssysteem te laten draaien: briefings, signalen, concepten, antwoorden en prognoses voor te bereiden op basis van de gegevens van uw organisatie, en het organisatiegeheugen bij te houden (zie ‘Functies met kunstmatige intelligentie’)
• Betalingen te ontvangen, abonnementen en AI-tegoeden te beheren, en facturerings- en belastinggegevens bij te houden
• Service-e-mails te versturen, zoals inlog- en beveiligingsberichten, uitnodigingen, ontvangstbewijzen, meldingen over uw abonnement of AI-tegoed, en wijzigingen in onze voorwaarden
• Uw vragen, supportverzoeken en contactverzoeken te beantwoorden
• De Dienst veilig te houden: fraude, misbruik en beveiligingsincidenten op te sporen, te onderzoeken en te voorkomen, en overmatig gebruik te beperken
• Te begrijpen hoe de Dienst wordt gebruikt, fouten te herstellen en functies te verbeteren, waaronder de kwaliteit van de AI-uitvoer
• Aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, en rechtsvorderingen in te stellen of uit te oefenen of ons ertegen te verdedigen

We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.

Waar wij verwerkingsverantwoordelijke zijn, vereisen de AVG en de UK GDPR een rechtsgrond voor elk gebruik van persoonsgegevens. Wij baseren ons op:

Uitvoering van een overeenkomst

Om de Dienst te leveren waarvoor u zich hebt aangemeld, uw account en abonnement te beheren, betalingen te ontvangen en support te bieden (artikel 6, lid 1, onder b).

Gerechtvaardigd belang

Om de Dienst veilig te houden en misbruik te voorkomen, het gebruik te begrijpen, de Dienst en de AI-functies te verbeteren, vragen te beantwoorden van mensen die nog geen klant zijn, en rechtsvorderingen in te stellen of ons ertegen te verdedigen. We wegen deze belangen af tegen uw rechten, en u kunt bezwaar maken (artikel 6, lid 1, onder f).

Wettelijke verplichting

Om boekhoudkundige en fiscale gegevens te bewaren, rechtmatige verzoeken van overheidsinstanties te beantwoorden en aan onze andere wettelijke plichten te voldoen (artikel 6, lid 1, onder c).

Toestemming

Waar we u om toestemming vragen voor een specifiek doel. U kunt die op elk moment intrekken; dat heeft geen gevolgen voor de verwerking die daarvoor heeft plaatsgevonden (artikel 6, lid 1, onder a).

Voor bedrijfsgegevens die wij als verwerker verwerken, is uw organisatie ervoor verantwoordelijk dat zij een rechtsgrond heeft om die gegevens in de Dienst in te voeren en te gebruiken.

We verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor advertenties. We delen ze alleen in deze gevallen:

Dienstverleners

Bedrijven die voor ons delen van de Dienst hosten en laten draaien, hieronder vermeld. Zij mogen persoonsgegevens alleen gebruiken om hun diensten aan ons te leveren, op grond van contracten die hen verplichten die gegevens te beschermen.

Binnen uw organisatie

Wat u aan de werkruimte van uw organisatie toevoegt, is zichtbaar voor de andere leden, afhankelijk van hun rollen en rechten.

Op uw instructie

Wanneer u of uw organisatie ons daarom vraagt, bijvoorbeeld wanneer iemand goedkeurt dat een bericht naar een klant wordt verzonden, of wanneer u een extern account koppelt.

Bedrijfsovernames

Als we betrokken zijn bij een fusie, overname, financiering of verkoop van activa, kunnen persoonsgegevens als onderdeel van die transactie worden overgedragen, en blijft dit beleid erop van toepassing.

Wettelijke verplichtingen

Wanneer de wet of een geldig verzoek van een overheidsinstantie dat vereist, of wanneer het nodig is om onze rechten, onze gebruikers of anderen te beschermen.

Sommige van onze dienstverleners verwerken persoonsgegevens buiten het Verenigd Koninkrijk en de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. In dat geval baseren we ons op waarborgen die door het gegevensbeschermingsrecht worden erkend: de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie, samen met het UK Addendum of de UK International Data Transfer Agreement voor Britse gegevens, of het EU-VS Data Privacy Framework (en de Britse uitbreiding daarvan) als de dienstverlener daaronder is gecertificeerd.

U kunt via business@appsuitehq.com meer informatie over deze waarborgen opvragen.

We bewaren persoonsgegevens zolang uw account of organisatie actief is, en daarna alleen zolang we ze nodig hebben voor de doelen in dit beleid of de wet ons verplicht ze te bewaren.

Gearchiveerde organisaties

Een eigenaar kan een organisatie archiveren. De leden verliezen de toegang, maar de gegevens worden bewaard.

Geplande verwijdering

Een eigenaar kan een organisatie inplannen voor verwijdering. De toegang stopt, en de gegevens worden na de geplande verwijderingsdatum definitief verwijderd.

Na verwijdering

Wanneer een account of organisatie wordt verwijderd, verwijderen of anonimiseren we de persoonsgegevens daarvan, behalve wat we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen en betalingsgegevens, die we bewaren gedurende de termijn die de boekhoud- en belastingwetgeving voorschrijft.

Back-ups

Kopieën in de back-ups van onze dienstverleners worden verwijderd naarmate die back-ups volgens het eigen schema van de dienstverleners worden vervangen.

Logs, foutrapporten en AI-traces

Worden voor een beperkte periode bewaard voor beveiliging, foutopsporing en kwaliteitsbewaking, en daarna verwijderd in overeenstemming met de bewaarinstellingen van onze dienstverleners.

Vragen

Contact- en supportberichten bewaren we zolang we ze nodig hebben om uw vraag en eventuele opvolging af te handelen.

Geanonimiseerde gegevens

We kunnen gegevens bewaren die zo zijn geanonimiseerd dat ze niemand meer identificeren.

Binnen de Dienst bepaalt uw organisatie hoe lang zij haar bedrijfsgegevens bewaart, en zij kan gegevens op elk moment verwijderen.

We beschermen persoonsgegevens met technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Versleuteling tijdens overdracht (TLS) en in opslag, verzorgd door onze infrastructuuraanbieders
• Beveiliging op rijniveau en toegangscontroles die de gegevens van elke organisatie gescheiden houden
• Rolgebaseerde rechten binnen elke organisatie
• Een auditlog van wie elke actie heeft voorbereid en wie haar heeft goedgekeurd
• Beperkte toegang tot productiesystemen

Geen enkel systeem is volledig veilig. Als we op de hoogte raken van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die uw gegevens treft, informeren we de getroffen klanten en, waar de wet dat vereist, de toezichthoudende autoriteit en de betrokkenen.

Houd uw wachtwoord veilig, en geef leden van uw organisatie alleen de rechten die ze nodig hebben.

Onder de AVG, de UK GDPR en vergelijkbare wetten hebt u het recht om:

Inzage

Een kopie te vragen van de persoonsgegevens die we over u hebben.

Rectificatie

Ons te vragen onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren. De meeste accountgegevens kunt u ook zelf bijwerken in uw instellingen.

Wissing

Ons te vragen uw persoonsgegevens te verwijderen, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.

Overdraagbaarheid

De persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar formaat. U kunt ook zelf gegevens uit de tools exporteren in gangbare formaten zoals CSV en pdf.

Beperking

Ons te vragen het gebruik van uw gegevens te beperken, bijvoorbeeld terwijl we een correctie controleren.

Bezwaar

Bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en op elk moment tegen direct marketing.

Toestemming intrekken

Uw toestemming op elk moment in te trekken waar we ons daarop baseren, zonder gevolgen voor de verwerking die daarvoor heeft plaatsgevonden.

Klacht

Een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (zie ‘Klachten’).

Om een van deze rechten uit te oefenen, mailt u naar business@appsuitehq.com. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, dus stuur alle verzoeken over gegevensbescherming naar dat adres.

We antwoorden binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd, en dan laten we u dat weten. We kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen voordat we een verzoek in behandeling nemen.

Staan uw gegevens in het AppSuiteHQ-account van een bedrijf waarmee u zaken doet, neem dan rechtstreeks contact op met dat bedrijf: dat bedrijf heeft zeggenschap over die gegevens, en wij helpen het bij het beantwoorden.

We gebruiken alleen cookies en browseropslag die strikt noodzakelijk zijn om de website en de Dienst te laten werken, of die een keuze onthouden die u hebt gemaakt. We gebruiken geen analytische cookies of advertentiecookies. Productgebruik wordt op onze servers vastgelegd (zie ‘Automatisch verzamelde gegevens’), niet via cookies.

Inlogsessie

Cookies waarvan de naam begint met ‘sb-’, geplaatst door onze authenticatieaanbieder, Supabase. Ze houden u ingelogd en beschermen uw sessie, en worden verwijderd wanneer u uitlogt of wanneer ze verlopen.

NEXT_LOCALE

Onthoudt welke taalversie van de site u het laatst hebt gebruikt, zodat u die de volgende keer weer ziet. Verloopt na één jaar.

appsuitehq_consent

Onthoudt dat u onze cookiemelding hebt gezien, zodat die niet opnieuw wordt getoond. Verloopt na 150 dagen.

Browseropslag

De lokale opslag van uw browser bewaart interfacevoorkeuren, zoals uw lichte of donkere thema en lay-outkeuzes. Die gegevens blijven in uw browser totdat u ze wist.

Omdat deze cookies nodig zijn om de site te laten werken of om uw keuzes te onthouden, vragen we geen toestemming om ze te gebruiken. U kunt cookies blokkeren of verwijderen in de instellingen van uw browser, maar als u de inlogcookies blokkeert, kunt u niet inloggen.

Wanneer u betaalt of uw facturering beheert, gebruikt u pagina's die door Stripe worden gehost. Stripe plaatst daar eigen cookies onder het privacybeleid van Stripe.

De Dienst is bedoeld voor bedrijven. U moet ten minste 18 jaar oud zijn, en namens uw bedrijf kunnen handelen, om een account aan te maken of de Dienst te gebruiken. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Denkt u dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op via business@appsuitehq.com, dan verwijderen we die gegevens.

We kunnen dit beleid bijwerken wanneer de Dienst of de wet verandert. We publiceren de nieuwe versie op deze pagina en passen de datum bij ‘Laatst bijgewerkt’ bovenaan aan. Bij een belangrijke wijziging laten we u dat ook per e-mail of in de Dienst weten voordat die ingaat.

Deze versie, gedateerd 27 september 2026, vervangt de versie van 15 januari 2025. Ze voegt onze AI-functies en de aanbieders daarachter toe, legt uit wanneer we optreden als verwerkingsverantwoordelijke en wanneer als verwerker, vermeldt al onze dienstverleners, corrigeert de informatie over cookies (alleen essentiële cookies) en werkt de gegevens over bewaring, beveiliging, leeftijd en contact bij.

Dit beleid is in het Engels opgesteld. Bij strijdigheid tussen een vertaling en de Engelse versie heeft de Engelse versie voorrang.

Voor vragen over dit beleid of om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen:

E-mail

business@appsuitehq.com

Postadres

AppSuiteHQ Ltd, Rue de Lyon, 75012 Paris, France

Functionaris voor gegevensbescherming

Niet aangesteld. Stuur verzoeken over gegevensbescherming naar business@appsuitehq.com.

Bent u niet tevreden over hoe we met uw persoonsgegevens zijn omgegaan, neem dan eerst contact met ons op, zodat we kunnen proberen het recht te zetten.

U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, met name in het land waar u woont of werkt of waar het probleem zich voordeed. In Frankrijk is dat de Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL, https://www.cnil.fr). In het Verenigd Koninkrijk is dat het Information Commissioner's Office (ICO, https://ico.org.uk).