Naar de inhoud

Hoe het werkt

Eén administratie eronder. Een Chief of Staff erboven.

AppSuiteHQ bestaat uit vijf lagen. Uw tools schrijven naar één administratie, elke wijziging wordt een gebeurtenis, regels maken van gebeurtenissen signalen, en de AI kan alleen handelen via geregistreerde acties met een risiconiveau. Wat bij u aankomt, is een briefing, plus werk dat klaarstaat voor uw goedkeuring.

Begin gratisBekijk alle tools

Diagram van AppSuiteHQ in vijf lagen, aan de hand van één achterstallige factuur. Onderaan de administratie: dertien tools die naar één database schrijven, met daarin factuur INV-00041 van $12,400 aan Harbor & Pine, te betalen op 12 september. Daarboven de gebeurtenissen: de gebeurtenis invoice.overdue wordt om 7:00 vastgelegd. Dan kerncijfers en signalen: achterstallige debiteuren van $14,050 en een signaal met hoge ernst, INV-00041 is 17 dagen over de vervaldatum. Dan de acties: de Chief of Staff mag prepare.invoice_reminder uitvoeren, een actie van niveau 1; versturen is niveau 3 en kan alleen een mens; acties van niveau 4 zijn alleen voor mensen. Bovenaan de Chief of Staff: volgens de briefing van vanochtend moet u vóór woensdag achter INV-00041 aan, en de voorbereide herinnering wacht tot iemand die goedkeurt en verstuurt.

Het Command Center

Wat u om zeven uur opent. De dag, al doorgelezen.

Eén scherm voor het hele bedrijf: de cijfers die ertoe doen, de briefing en het werk dat vandaag de moeite waard is, met de concepten al geschreven.

Een voorbeeld van het Command Center van Northwind Studio op maandag 29 september: liquiditeit, verkoop, uitvoering en debiteuren met hun trends, de ochtendbriefing met drie dingen om te doen, een lijst aanbevolen acties met voorbereide concepten, en een betalingsherinnering die wordt goedgekeurd en verstuurd.

  1. 1

    De cijfers

    Liquiditeit, verkoop, uitvoering en debiteuren, elk met de trend en die ene opmerking die ertoe doet. Bij elk cijfer ziet u wanneer het voor het laatst is berekend.

  2. 2

    De briefing

    Een alinea over waar het bedrijf staat en drie dingen om vandaag te doen, klaar voordat u gaat zitten.

  3. 3

    Aanbevolen en voorbereid

    Gerangschikt naar hoeveel elk ervan de moeite waard is. Waar een follow-up nodig is, staat het concept al klaar.

  4. 4

    Ask

    Altijd in de bovenbalk. Stel een vraag over elk cijfer en zie de gegevens erachter.

De Chief of Staff (Ìmö)

Het hele bedrijf doorgelezen, met het rekenwerk erbij.

De Chief of Staff is Claude van Anthropic, gebruikt via de commerciële API, dus uw gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen. Claude werkt vanuit uw gegevens, via dezelfde geregistreerde acties als al het andere, en brieft u, beantwoordt uw vragen en onthoudt wat u hebt afgesproken.

Briefing · op uw tijd

De ochtend, voor u gelezen

Op het uur dat u kiest, in uw tijdzone, leest de Chief of Staff wat er veranderde en schrijft een alinea en drie dingen om te doen. De briefing komt binnen in de app en per e-mail.

  • Elk cijfer verwijst naar de gegevens waar het vandaan komt
  • Er staat bij wanneer een cijfer verouderd is
  • Is de AI niet beschikbaar, dan krijgt u toch de cijfers

Ask · altijd

Antwoorden met hun bronnen

Vraag waarom de kas in oktober daalt, of welke klanten laat betalen. De Chief of Staff zoekt het op via acties die alleen lezen en noemt bij elk cijfer de bron, zodat elk antwoord laat zien welke facturen, prognoses en notities zijn gebruikt.

  • Onder elk antwoord staan de bronnen, één klik van de gegevens
  • Vanuit het antwoord kan een concept worden voorbereid, maar nooit verstuurd
  • Iets uit het geheugen wordt alleen aangehaald als het antwoord erop steunt

Geheugen · voor u bewaard

Wat u afsprak, gebruikt wanneer het ertoe doet

Beslissingen, voorkeuren, feiten en toezeggingen: 45 dagen betalingstermijn voor de ene klant, de financiële inbox voor de andere. Bij elk item staat waar het vandaan komt, en alles wat de AI voorstelt om te onthouden, wacht op uw bevestiging.

  • Bekijk, corrigeer of verwijder elk item in Instellingen
  • Vervangen items blijven bewaard als geschiedenis; verwijderde items zijn weg
  • Gebruikt in herinneringen, antwoorden en de briefing

Voorbereid werk

De follow-up is geschreven. Versturen is uw beslissing.

Betalingsherinneringen, follow-ups op offertes, seintjes om te tekenen, verlengingen van bewijsstukken en bedankberichten worden opgesteld vanuit de administratie en wachten op u in één inbox.

  1. 01

    Voorbereid

    Vanuit een signaal of een vraag die u stelde, geschreven op basis van de factuur, offerte of het contract waar het om gaat.

  2. 02

    Gecontroleerd

    Elk bedrag en elke datum in het concept wordt getoetst aan de administratie. Staat er één niet in, dan wordt het concept tegengehouden voordat u het ziet.

  3. 03

    Besloten

    Keur het goed zoals het is, pas het aan of wijs het af. Een aangepast concept wordt opnieuw gecontroleerd voordat het wordt verstuurd.

  4. 04

    Verstuurd

    Tot dertig minuten daarna kunt u het markeren als per ongeluk verzonden. De e-mail wordt niet teruggehaald, maar in de administratie staat wat er gebeurde.

Een voorbeeld van een betalingsherinnering aan Harbor & Pine voor factuur INV-00041, $12,400.00, te betalen op 12 september, waarbij elk gegeven is getoetst aan de administratie; en de goedkeuringsinbox met drie voorbereide items, waarin de herinnering wordt goedgekeurd en verstuurd.

Risiconiveaus

Elke actie heeft een niveau. Vandaag leest de AI en bereidt voor. Mensen doen de rest.

De Chief of Staff kan alleen geregistreerde acties gebruiken, en krijgt vandaag de eerste twee niveaus. Gegevens wijzigen en alles wat het bedrijf verlaat, gebeurt pas als een mens klikt. Niveau 4 is helemaal niet voor de AI beschikbaar.

Wie handelt, per risiconiveau

  1. 0

    Lezen en uitleggen

    Briefings, signalen, antwoorden met bronnen

    Draait zelfstandig

  2. 1

    Voorbereiden

    Herinneringen, follow-ups, seintjes, geheugenitems

    U bekijkt het voordat het wordt gebruikt

  3. 2

    Interne gegevens wijzigen

    Een taak herverdelen, van een gewonnen deal een offerte maken

    Elke keer klikt een mens

  4. 3

    Buiten het bedrijf handelen

    Een herinnering, follow-up of seintje om te tekenen versturen

    Elke keer klikt een mens

  5. 4

    Grote gevolgen

    Geld overmaken, gegevens verwijderen, rechten wijzigen

    Alleen een mens. Nooit de AI.

Vandaag: de AI werkt op niveau 0 en 1. Niveau 2 en 3 draaien op de klik van een mens, en niets op niveau 4 wordt de AI aangeboden.

Elke stap vastgelegd

Wie erom vroeg, wie het voorbereidde, wie het goedkeurde en wanneer het de deur uitging. Elke stap wordt bewaard in het auditlog, naast het item dat werd gewijzigd.

Geld en uitvoering

Liquiditeit, marge en capaciteit, uit dezelfde administratie.

Omdat facturen, inkoopfacturen, uren en projecten op één plek staan, kan AppSuiteHQ u vertellen waar uw kas naartoe gaat, welk werk winstgevend is en wie volgende week ruimte heeft, zonder spreadsheet ertussen.1

Cash · next 30 days

Lowest point $6,250 on Oct 14

$38,600 in · $41,900 out

Sep 29Oct 6Oct 13Oct 20Oct 27

Why · what moves it

  • PayrollOct 13−$21,300
  • INV-00041 · Harbor & PineOct 21 (usually 9d late)+$12,400
  • LeaseOct 14−$4,800
  • INV-00043 · Fallowmere LegalOct 18+$7,250

De komende 30 dagen liquiditeit

Geld binnen
Openstaande facturen op vervaldatum, verschoven naar hoe laat elke klant gewoonlijk betaalt.
Geld eruit
Inkoopfacturen, terugkerende kosten en een schatting van de salarissen.
De bandbreedte
De gearceerde band: wat er gebeurt als klanten net zo vroeg of zo laat betalen als ze eerder deden.
Waarom
De vijf posten die de lijn het meest bewegen, met bij elk de reden.

Marge per project en per klant

Verwacht en werkelijk, op basis van uren, kostprijstarieven, onkosten en wat er is gefactureerd en betaald. Zakt een project onder het doel, dan volgt een signaal.

Projected margin

Target 35%

  • Gildersley · brand guidelines41%
  • Fallowmere · client portal36%
  • Brightwater · phase 2 build29%
  • Isselby · packaging refresh11%

From hours, cost rates, expenses and what was invoiced and paid, per project and per client.

Wie volgende week overboekt is

Geboekte uren naast de beschikbaarheid van elke persoon. Zit iemand erover, dan plant het systeem welke taken naar wie kunnen, en die verschuiving wacht in de inbox op u.

Capacity · next week

Booked of 37.5h

  • MO
    Maya Okafor118%
  • JB
    Joel Brandt64%
  • AL
    Ade Lawson92%
  • SW
    Sam Whitlock81%

Suggested: move 6h of Isselby work from Maya to Joel.

1Cijfers zoals vastgelegd op het platform: de facturen, inkoopfacturen, onkosten, betalingen en uren die u invoert of importeert. AppSuiteHQ koppelt niet met bankrekeningen, en een prognose is een schatting, getoond met de waarschijnlijke bandbreedte.

De tools eronder

Dertien tools, gegroepeerd naar het werk dat ze doen.

Elke tool is op zichzelf nuttig, en elke tool schrijft in dezelfde administratie. Hoe meer van het bedrijf hier draait, hoe meer de Chief of Staff ziet.

  1. 01

    Werk binnenhalen

    Van eerste gesprek tot getekend contract. Een gewonnen deal wordt met één klik een offerte, en een geaccepteerde offerte wordt een contract en een project.

    • CRM

      Contacten, klanten en een dealpipeline waarin u deals tussen fases versleept, met een seintje als het stil wordt rond een deal.

    • Proposals

      Offertes opgebouwd uit secties, sjablonen en een contentbibliotheek. Klanten lezen, tekenen of weigeren ze online, en u ziet wat ze hebben bekeken.

    • Contracts

      Contracten op basis van sjablonen. Elke ondertekenaar tekent op zijn beurt via een link, en u krijgt een ondertekende pdf met ondertekeningscertificaat.

  2. 02

    Het werk leveren

    Het werk zelf, de uren die het kost en wat het team onderweg heeft geleerd.

    • Projects

      Taken op een bord, in een lijst of in een kalender, met mijlpalen, afhankelijkheden en opmerkingen, en ongefactureerde uren klaar om te factureren.

    • Time Tracking

      Een timer of handmatige invoer tegen declarabele tarieven, urenstaten om goed te keuren en facturen opgebouwd uit de uren.

    • Knowledge Base

      De werkinstructies van uw team in geneste pagina's, met versiegeschiedenis, rechten en een zoekfunctie die pagina's op betekenis vindt.

  3. 03

    Betaald worden

    Wat u tegoed hebt, wat u verschuldigd bent en waar het geld naartoe ging.

    • Accounting

      Facturen, terugkerende facturering, inkoopfacturen en het grootboek erachter. Importeer bankafschriften om af te letteren, en draai daarna de winst-en-verliesrekening, de balans en de ouderdomsanalyse van debiteuren.

    • Expenses

      Upload een bonnetje en de gegevens worden voor u uitgelezen. Categorieën, valuta's, kilometers en uitgavenbeleid, met goedkeuring per e-mail.

  4. 04

    Aan de regels voldoen

    De verplichtingen die een klein bedrijf heeft, met de bewijsstukken en de data op één plek.

    • Compliance

      Assessments, beheersmaatregelen, beleid en bewijsstukken, een waarschuwing voordat bewijs verloopt, en een openbare trustpagina voor klanten die ernaar vragen.

    • GDPR & Privacy

      Een overzicht van de persoonsgegevens die u bewaart, een cookiebanner om op uw site te plaatsen, en een logboek van gegevensverzoeken en datalekken met hun deadlines.

    • Audit

      Auditplannen en checklists, bevindingen met corrigerende maatregelen, en een kalender met verplichtingen die u waarschuwt voordat de termijn verstrijkt.

  5. 05

    Groeien en automatiseren

    Vertel mensen wat u doet, en laat de routine vanzelf draaien.

    • Social

      Plan en schrijf berichten in een contentkalender, met hashtagsuggesties en een reviewstap voordat een bericht wordt goedgekeurd.

    • Automation

      Workflows op een canvas: een trigger uit de administratie of een schema, daarna stappen, voorwaarden en de goedkeuring van een mens waar u dat wilt. Elke run wordt gelogd.

Vandaag instellen. Morgen lezen.

Voeg uw klanten en openstaande facturen toe, kies het uur voor uw briefing en zie morgenochtend wat het heeft gevonden.

Begin gratisBekijk de prijzen

Uw eerste dag

  1. 1VandaagMaak een werkruimte aan met het gratis abonnement: geen creditcard, en 7 dagen toegang tot het besturingssysteem.
  2. 2VandaagVoeg uw klanten en de nog openstaande facturen toe.
  3. 3VandaagKies het uur waarop uw briefing binnenkomt.
  4. 4MorgenDrie dingen om te doen, met de concepten klaar.