Datenschutzerklärung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in zwei unterschiedlichen Rollen, je nachdem, um wessen Daten es sich handelt.

Wenn wir Verantwortlicher sind

Für die Daten, die wir für unseren eigenen Geschäftsbetrieb benötigen: Ihr Konto und Profil, Abrechnung, Support- und Kontaktanfragen, Sicherheitsprotokolle, Produktnutzung und unsere Website. Wir entscheiden, warum und wie diese Daten verwendet werden, und diese Datenschutzerklärung gilt für sie in vollem Umfang.

Wenn wir Auftragsverarbeiter sind

Für die Geschäftsdaten, die Sie und Ihr Team in den Dienst eingeben, etwa Angaben zu Ihren Kunden und Kontakten, Angebote, Verträge, Rechnungen, Projekte, Zeiteinträge, Dokumente und Nachrichten. Für diese Daten ist Ihre Organisation Verantwortlicher; sie entscheidet, was eingegeben wird und warum. Wir verarbeiten sie ausschließlich auf Weisung Ihrer Organisation, um den Dienst bereitzustellen, auf Grundlage unserer Nutzungsbedingungen und unseres Auftragsverarbeitungsvertrags.

Unseren Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erhalten Sie auf Anfrage unter business@appsuitehq.com.

Wenn Sie Kunde oder Kontakt eines unserer Kunden sind und Ihre Angaben im AppSuiteHQ-Konto dieses Kunden gespeichert sind, gilt dessen eigene Datenschutzerklärung. Bitte richten Sie Anfragen zu diesen Daten an den Kunden. Wenden Sie sich stattdessen an uns, leiten wir Ihre Anfrage an den Kunden weiter, sofern wir ihn identifizieren können.

Wir verwenden personenbezogene Daten für folgende Zwecke:

• Bereitstellung des Dienstes: Einrichtung und Absicherung Ihres Kontos, Betrieb des Workspace und der Tools Ihrer Organisation sowie Speicherung und Anzeige Ihrer Daten
• Betrieb der Betriebssystem-Funktionen: Erstellung von Briefings, Signalen, Entwürfen, Antworten und Prognosen aus den Daten Ihrer Organisation und Pflege ihres Organisationsgedächtnisses (siehe „Funktionen mit künstlicher Intelligenz“)
• Abwicklung von Zahlungen, Verwaltung von Abonnements und KI-Kontingenten sowie Führung von Abrechnungs- und Steuerunterlagen
• Versand von Service-E-Mails, etwa Anmelde- und Sicherheitsnachrichten, Einladungen, Belegen, Hinweisen zu Ihrem Tarif oder KI-Kontingent und Mitteilungen über Änderungen unserer Bedingungen
• Beantwortung Ihrer Fragen, Support-Anfragen und Kontaktanfragen
• Sicherheit des Dienstes: Erkennung, Untersuchung und Verhinderung von Betrug, Missbrauch und Sicherheitsvorfällen sowie Begrenzung übermäßiger Nutzung
• Verständnis der Nutzung des Dienstes, Fehlerbehebung und Verbesserung von Funktionen, einschließlich der Qualität der KI-Ausgaben
• Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten sowie Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen sie nicht für Werbung.

Soweit wir als Verantwortlicher handeln, verlangen die DSGVO und die UK-DSGVO für jede Verwendung personenbezogener Daten eine Rechtsgrundlage. Wir stützen uns auf:

Vertragserfüllung

Um den Dienst bereitzustellen, für den Sie sich registriert haben, Ihr Konto und Ihr Abonnement zu verwalten, Zahlungen abzuwickeln und Support zu leisten (Art. 6 Abs. 1 lit. b).

Berechtigte Interessen

Um den Dienst sicher zu halten und Missbrauch zu verhindern, die Nutzung zu verstehen, den Dienst und seine KI-Funktionen zu verbessern, Anfragen von Personen zu beantworten, die noch keine Kunden sind, und Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren. Wir wägen diese Interessen gegen Ihre Rechte ab, und Sie können widersprechen (Art. 6 Abs. 1 lit. f).

Rechtliche Verpflichtung

Um Buchhaltungs- und Steuerunterlagen aufzubewahren, rechtmäßige Anfragen von Behörden zu beantworten und unsere sonstigen gesetzlichen Pflichten zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. c).

Einwilligung

Wenn wir Sie für einen bestimmten Zweck um Ihre Einwilligung bitten. Sie können sie jederzeit widerrufen; die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt (Art. 6 Abs. 1 lit. a).

Bei Geschäftsdaten, die wir als Auftragsverarbeiter verarbeiten, ist Ihre Organisation dafür verantwortlich, über eine Rechtsgrundlage zu verfügen, um diese Daten in den Dienst einzugeben und zu verwenden.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Wir geben sie nur in folgenden Fällen weiter:

Dienstleister

Unternehmen, die Teile des Dienstes für uns hosten und betreiben, unten aufgeführt. Sie dürfen personenbezogene Daten nur verwenden, um ihre Leistungen für uns zu erbringen, auf Grundlage von Verträgen, die sie zum Schutz dieser Daten verpflichten.

Innerhalb Ihrer Organisation

Was Sie zum Workspace Ihrer Organisation hinzufügen, ist für deren andere Mitglieder entsprechend ihren Rollen und Berechtigungen sichtbar.

Auf Ihre Veranlassung

Wenn Sie oder Ihre Organisation uns darum bitten, etwa wenn eine Person den Versand einer Nachricht an einen Kunden freigibt oder wenn Sie ein externes Konto verknüpfen.

Unternehmensübertragungen

Wenn wir an einer Fusion, einer Übernahme, einer Finanzierung oder einem Verkauf von Vermögenswerten beteiligt sind, können personenbezogene Daten im Rahmen dieser Transaktion übertragen werden, und diese Datenschutzerklärung gilt für sie weiter.

Gesetzliche Anforderungen

Wenn das Gesetz oder eine gültige Anfrage einer Behörde es verlangt oder wenn es zum Schutz unserer Rechte, unserer Nutzer oder anderer erforderlich ist.

Einige unserer Anbieter verarbeiten personenbezogene Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs und des Europäischen Wirtschaftsraums, zum Beispiel in den Vereinigten Staaten. In diesem Fall stützen wir uns auf datenschutzrechtlich anerkannte Garantien: die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, für Daten aus dem Vereinigten Königreich zusammen mit dem UK Addendum oder dem UK International Data Transfer Agreement, oder das EU–US Data Privacy Framework (und seine Erweiterung für das Vereinigte Königreich), sofern der Anbieter danach zertifiziert ist.

Weitere Informationen zu diesen Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter business@appsuitehq.com.

Wir speichern personenbezogene Daten, solange Ihr Konto oder Ihre Organisation aktiv ist, und danach nur so lange, wie wir sie für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke benötigen oder gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind.

Archivierte Organisationen

Ein Inhaber kann eine Organisation archivieren. Ihre Mitglieder verlieren den Zugang, die Daten bleiben jedoch erhalten.

Geplante Löschung

Ein Inhaber kann eine Organisation zur Löschung vormerken. Der Zugang endet, und ihre Daten werden nach dem geplanten Löschdatum endgültig gelöscht.

Nach der Löschung

Wenn ein Konto oder eine Organisation gelöscht wird, löschen oder anonymisieren wir die zugehörigen personenbezogenen Daten, mit Ausnahme dessen, was wir gesetzlich aufbewahren müssen, etwa Rechnungen und Zahlungsbelege, die wir für die nach Buchführungs- und Steuerrecht vorgeschriebene Dauer aufbewahren.

Backups

Kopien in den Backups unserer Anbieter werden entfernt, sobald diese Backups nach dem eigenen Zeitplan der Anbieter auslaufen.

Protokolle, Fehlerberichte und KI-Traces

Werden für einen begrenzten Zeitraum für Sicherheit, Fehlersuche und Qualitätsüberwachung gespeichert und dann entsprechend den Aufbewahrungseinstellungen unserer Anbieter gelöscht.

Anfragen

Kontakt- und Support-Nachrichten werden so lange gespeichert, wie wir sie zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und etwaiger Rückfragen benötigen.

Anonymisierte Daten

Wir können Informationen aufbewahren, die so anonymisiert wurden, dass sie niemanden mehr identifizieren.

Innerhalb des Dienstes entscheidet Ihre Organisation, wie lange sie ihre Geschäftsdaten aufbewahrt, und kann Datensätze jederzeit löschen.

Wir schützen personenbezogene Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, darunter:

• Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand, bereitgestellt von unseren Infrastrukturanbietern
• Row-Level Security und Zugriffskontrollen, die die Daten jeder Organisation voneinander getrennt halten
• Rollenbasierte Berechtigungen innerhalb jeder Organisation
• Ein Audit-Log, das festhält, wer jede Aktion vorbereitet und wer sie freigegeben hat
• Eingeschränkter Zugriff auf Produktivsysteme

Kein System ist vollständig sicher. Wenn wir von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten erfahren, die Ihre Daten betrifft, informieren wir die betroffenen Kunden und, soweit gesetzlich vorgeschrieben, die Aufsichtsbehörde und die betroffenen Personen.

Bitte bewahren Sie Ihr Passwort sicher auf und geben Sie Mitgliedern Ihrer Organisation nur die Berechtigungen, die sie benötigen.

Nach der DSGVO, der UK-DSGVO und vergleichbaren Gesetzen haben Sie folgende Rechte:

Auskunft

Sie können eine Kopie der personenbezogenen Daten verlangen, die wir über Sie gespeichert haben.

Berichtigung

Sie können verlangen, dass wir unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen. Die meisten Kontodaten können Sie auch selbst in Ihren Einstellungen ändern.

Löschung

Sie können verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten löschen, mit Ausnahme dessen, was wir gesetzlich aufbewahren müssen.

Datenübertragbarkeit

Sie können die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen Format erhalten. Außerdem können Sie Daten aus den Tools selbst in gängigen Formaten wie CSV und PDF exportieren.

Einschränkung

Sie können verlangen, dass wir die Verwendung Ihrer Daten einschränken, etwa während wir eine Berichtigung prüfen.

Widerspruch

Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage unserer berechtigten Interessen widersprechen und einer Direktwerbung jederzeit widersprechen.

Widerruf der Einwilligung

Soweit wir uns auf Ihre Einwilligung stützen, können Sie sie jederzeit widerrufen; die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Beschwerde

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (siehe „Beschwerden“).

Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie an business@appsuitehq.com. Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt; bitte richten Sie daher alle Datenschutzanfragen an diese Adresse.

Wir antworten innerhalb eines Monats. Bei komplexen oder zahlreichen Anfragen kann sich diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern; in diesem Fall teilen wir Ihnen dies mit. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen, bevor wir eine Anfrage bearbeiten.

Wenn Ihre Daten im AppSuiteHQ-Konto eines Unternehmens gespeichert sind, mit dem Sie zu tun haben, wenden Sie sich bitte direkt an dieses Unternehmen: Es ist für diese Daten verantwortlich, und wir unterstützen es bei der Beantwortung.

Wir verwenden nur Cookies und Browserspeicher, die für das Funktionieren der Website und des Dienstes unbedingt erforderlich sind oder die sich eine von Ihnen getroffene Auswahl merken. Wir verwenden keine Analyse- oder Werbe-Cookies. Die Produktnutzung wird auf unseren Servern erfasst (siehe „Automatisch erhobene Daten“), nicht über Cookies.

Anmeldesitzung

Cookies, deren Namen mit „sb-“ beginnen, gesetzt von unserem Authentifizierungsanbieter Supabase. Sie halten Sie angemeldet, schützen Ihre Sitzung und werden entfernt, wenn Sie sich abmelden oder wenn sie ablaufen.

NEXT_LOCALE

Merkt sich die Sprachversion der Website, die Sie zuletzt genutzt haben, damit Sie sie beim nächsten Mal wieder sehen. Läuft nach einem Jahr ab.

appsuitehq_consent

Merkt sich, dass Sie unseren Cookie-Hinweis gesehen haben, damit er nicht erneut angezeigt wird. Läuft nach 150 Tagen ab.

Browserspeicher

Der lokale Speicher Ihres Browsers enthält Einstellungen der Oberfläche, etwa Ihr helles oder dunkles Farbschema und Ihre Layout-Einstellungen. Er bleibt in Ihrem Browser, bis Sie ihn löschen.

Da diese Cookies für das Funktionieren der Website oder zum Merken Ihrer Auswahl erforderlich sind, bitten wir nicht um Ihre Einwilligung zu ihrer Verwendung. Sie können Cookies in Ihren Browsereinstellungen blockieren oder löschen; wenn Sie jedoch die Anmelde-Cookies blockieren, können Sie sich nicht anmelden.

Wenn Sie bezahlen oder Ihre Abrechnung verwalten, nutzen Sie von Stripe gehostete Seiten; Stripe setzt dabei eigene Cookies gemäß seiner Datenschutzerklärung.

Der Dienst richtet sich an Unternehmen. Um ein Konto zu erstellen oder den Dienst zu nutzen, müssen Sie mindestens 18 Jahre alt und befugt sein, für Ihr Unternehmen zu handeln. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Wenn Sie glauben, dass uns ein Kind personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns unter business@appsuitehq.com, und wir löschen sie.

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Wir veröffentlichen die neue Fassung auf dieser Seite und ändern das Datum „Zuletzt aktualisiert“ oben auf der Seite. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie zusätzlich per E-Mail oder im Dienst, bevor sie wirksam werden.

Diese Fassung vom 27. September 2026 ersetzt die Fassung vom 15. Januar 2025. Sie ergänzt unsere KI-Funktionen und die dahinterstehenden Anbieter, erläutert, wann wir als Verantwortlicher und wann als Auftragsverarbeiter handeln, führt alle unsere Dienstleister auf, korrigiert die Angaben zu Cookies (nur technisch notwendige Cookies) und aktualisiert die Angaben zu Aufbewahrung, Sicherheit, Mindestalter und Kontakt.

Diese Datenschutzerklärung ist in englischer Sprache verfasst. Bei Widersprüchen zwischen einer Übersetzung und der englischen Fassung ist die englische Fassung maßgeblich.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns wie folgt:

E-Mail

business@appsuitehq.com

Post

AppSuiteHQ Ltd, Rue de Lyon, 75012 Paris, Frankreich

Datenschutzbeauftragter

Nicht benannt. Bitte richten Sie Datenschutzanfragen an business@appsuitehq.com.

Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten nicht zufrieden sind, wenden Sie sich bitte zuerst an uns, damit wir versuchen können, das Problem zu beheben.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Land, in dem Sie leben oder arbeiten oder in dem der Sachverhalt aufgetreten ist. In Frankreich ist dies die Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL, https://www.cnil.fr). Im Vereinigten Königreich ist es das Information Commissioner's Office (ICO, https://ico.org.uk).