So funktioniert es
Eine Datenbasis darunter. Ein Chief of Staff darüber.
AppSuiteHQ ist in fünf Ebenen aufgebaut. Ihre Tools schreiben in eine Datenbasis, jede Änderung wird zu einem Ereignis, Regeln machen aus Ereignissen Signale, und die KI kann nur über registrierte Aktionen mit Risikostufe handeln. Bei Ihnen kommen ein Briefing an und Arbeit, die zur Freigabe bereitliegt.
Diagramm von AppSuiteHQ in fünf Ebenen, am Beispiel einer überfälligen Rechnung. Ganz unten die Datenbasis: dreizehn Tools, die in eine Datenbank schreiben, darunter die Rechnung INV-00041 über $12.400 an Harbor & Pine, fällig am 12. September. Darüber die Ereignisse: Das Ereignis invoice.overdue wird um 7:00 Uhr erfasst. Dann Kennzahlen und Signale: überfällige Forderungen von $14.050 und ein Signal mit hoher Dringlichkeit, INV-00041 ist seit 17 Tagen überfällig. Dann die Aktionen: Der Chief of Staff darf prepare.invoice_reminder ausführen, eine Aktion der Stufe 1; das Senden ist Stufe 3, und nur ein Mensch kann es tun; Aktionen der Stufe 4 sind allein Menschen vorbehalten. Ganz oben der Chief of Staff: Das heutige Briefing empfiehlt, bei INV-00041 vor Mittwoch nachzuhaken, und die vorbereitete Erinnerung wartet darauf, dass jemand sie freigibt und sendet.
Das Command Center
Was Sie um sieben öffnen. Der Tag, schon gelesen.
Ein Bildschirm für das ganze Unternehmen: die Zahlen, die zählen, das Briefing und die Arbeit, die sich heute lohnt, mit fertig geschriebenen Entwürfen.
Ein beispielhaftes Command Center für Northwind Studio am Montag, 29. September: Liquidität, Vertrieb, Umsetzung und Forderungen mit ihren Trends, das Morgen-Briefing mit drei Aufgaben, eine Liste empfohlener Aktionen mit vorbereiteten Entwürfen und eine Zahlungserinnerung, die freigegeben und versendet wird.
- 1
Die Zahlen
Liquidität, Vertrieb, Umsetzung und Forderungen, jeweils mit Trend und dem einen Hinweis, der zählt. Jede Zahl zeigt, wann sie zuletzt berechnet wurde.
- 2
Das Briefing
Ein Absatz dazu, wo das Unternehmen steht, und drei Aufgaben für heute, fertig, bevor Sie sich an den Schreibtisch setzen.
- 3
Empfohlen und vorbereitet
Sortiert danach, wie sehr sich jede Aufgabe lohnt. Wo ein Follow-up nötig ist, ist der Entwurf schon geschrieben.
- 4
Ask
Immer in der oberen Leiste. Fragen Sie nach einer beliebigen Zahl und sehen Sie die Datensätze dahinter.
Der Chief of Staff (Ìmö)
Er liest das ganze Unternehmen und zeigt seinen Rechenweg.
Der Chief of Staff ist Claude von Anthropic, genutzt über die kommerzielle API, daher werden Ihre Daten nicht zum Trainieren von Modellen verwendet. Er arbeitet mit Ihren Daten, über dieselben registrierten Aktionen wie alles andere. Er brieft Sie, beantwortet Ihre Fragen und merkt sich, was Sie vereinbart haben.
Briefing · zu Ihrer Uhrzeit
Der Morgen, für Sie gelesen
Zu der Uhrzeit, die Sie wählen, in Ihrer Zeitzone, liest er, was sich geändert hat, und schreibt einen Absatz und drei Aufgaben. Das Briefing kommt in der App und per E-Mail an.
- Jede Zahl nennt den Datensatz, aus dem sie stammt
- Er sagt, wenn eine Zahl veraltet ist
- Ist die KI nicht verfügbar, bekommen Sie trotzdem die Zahlen
Ask · jederzeit
Antworten mit ihren Quellen
Fragen Sie, warum die Liquidität im Oktober sinkt oder welche Kunden spät zahlen. Er sucht über reine Leseaktionen nach und belegt jede Zahl, sodass jede Antwort die Rechnungen, Prognosen und Notizen zeigt, auf die sie sich stützt.
- Unter jeder Antwort stehen die Quellen, einen Klick vom Datensatz entfernt
- Er kann aus der Antwort einen Entwurf vorbereiten, aber nie einen senden
- Ein Gedächtniseintrag wird nur zitiert, wenn die Antwort darauf beruht
Gedächtnis · für Sie geführt
Was Sie vereinbart haben, genutzt, wenn es darauf ankommt
Entscheidungen, Vorlieben, Fakten und Zusagen: 45 Tage Zahlungsziel für den einen Kunden, das Buchhaltungspostfach für den anderen. Zu jedem Eintrag ist festgehalten, woher er stammt, und alles, was sich die KI merken möchte, wartet auf Ihre Bestätigung.
- Jeden Gedächtniseintrag in den Einstellungen einsehen, korrigieren oder löschen
- Ersetzte Einträge bleiben als Verlauf erhalten, gelöschte sind weg
- Genutzt in Erinnerungen, Antworten und im Briefing
Vorbereitete Arbeit
Das Follow-up ist geschrieben. Ob es rausgeht, entscheiden Sie.
Zahlungserinnerungen, Follow-ups zu Angeboten, Nachfragen zur Unterschrift, Erneuerungen von Nachweisen und Dankesnachrichten werden aus der Datenbasis entworfen und warten in einem Posteingang auf Sie.
- 01
Vorbereitet
Aus einem Signal oder einer Frage von Ihnen, geschrieben auf Basis der Rechnung, des Angebots oder des Vertrags, um den es geht.
- 02
Geprüft
Jeder Betrag und jedes Datum im Entwurf wird mit der Datenbasis abgeglichen. Fehlt eine Angabe dort, wird der Entwurf gestoppt, bevor Sie ihn sehen.
- 03
Entschieden
Geben Sie ihn frei, wie er ist, bearbeiten Sie ihn oder lehnen Sie ihn ab. Ein bearbeiteter Entwurf wird vor dem Versand erneut geprüft.
- 04
Gesendet
Dreißig Minuten lang können Sie ihn danach als versehentlich gesendet markieren. Die E-Mail wird nicht zurückgeholt, aber die Datenbasis hält fest, was passiert ist.
Eine beispielhafte Zahlungserinnerung an Harbor & Pine zur Rechnung INV-00041 über $12.400,00, fällig am 12. September, bei der jede Angabe mit der Datenbasis abgeglichen ist; dazu der Freigabe-Posteingang mit drei vorbereiteten Einträgen, in dem die Erinnerung freigegeben und versendet wird.
Risikostufen
Jede Aktion hat eine Stufe. Heute liest die KI und bereitet vor. Den Rest erledigen Menschen.
Der Chief of Staff kann nur registrierte Aktionen nutzen, und heute stehen ihm die ersten beiden Stufen offen. Daten ändern und alles, was das Unternehmen verlässt, geschieht erst, wenn ein Mensch klickt. Stufe 4 ist für ihn überhaupt nicht verfügbar.
Wer handelt, nach Risikostufe
- 0
Lesen und erklären
Briefings, Signale, Antworten mit Quellen
Läuft selbstständig
- 1
Vorbereiten
Erinnerungen, Follow-ups, Nachfragen, Gedächtniseinträge
Sie prüfen vor der Verwendung
- 2
Interne Daten ändern
Aufgabe neu zuweisen, gewonnenen Deal in ein Angebot umwandeln
Ein Mensch klickt, jedes Mal
- 3
Nach außen handeln
Erinnerung, Follow-up oder Nachfrage zur Unterschrift senden
Ein Mensch klickt, jedes Mal
- 4
Hohe Tragweite
Geld bewegen, Daten löschen, Berechtigungen ändern
Nur ein Mensch. Nie die KI.
Heute arbeitet die KI auf den Stufen 0 und 1. Stufen 2 und 3 laufen nur auf Klick eines Menschen, und nichts auf Stufe 4 wird ihr angeboten.
Jeder Schritt dokumentiert
Wer es angefordert hat, wer es vorbereitet hat, wer es freigegeben hat und wann es rausging. Jeder Schritt steht im Audit-Log, neben dem Datensatz, den er betraf.
Geld und Umsetzung
Liquidität, Marge und Kapazität, aus derselben Datenbasis.
Weil Rechnungen, Eingangsrechnungen, Stunden und Projekte an einem Ort liegen, kann AppSuiteHQ Ihnen sagen, wohin sich die Liquidität bewegt, welche Arbeit sich rechnet und wer nächste Woche Luft hat, ohne Tabelle dazwischen.1
Cash · next 30 days
Lowest point $6,250 on Oct 14
$38,600 in · $41,900 out
Why · what moves it
- PayrollOct 13−$21,300
- INV-00041 · Harbor & PineOct 21 (usually 9d late)+$12,400
- LeaseOct 14−$4,800
- INV-00043 · Fallowmere LegalOct 18+$7,250
Die Liquidität der nächsten 30 Tage
- Eingänge
- Offene Rechnungen nach Fälligkeit, verschoben um die übliche Verspätung des jeweiligen Kunden.
- Ausgänge
- Eingangsrechnungen, wiederkehrende Ausgaben und eine Schätzung der Lohnkosten.
- Die Spanne
- Das schraffierte Band: was passiert, wenn Kunden so früh oder so spät zahlen wie bisher.
- Warum
- Die fünf Posten, die die Linie am stärksten bewegen, jeweils mit Begründung.
Marge pro Projekt und pro Kunde
Geplant und tatsächlich, aus Stunden, Kostensätzen, Ausgaben und dem, was abgerechnet und bezahlt wurde. Rutscht ein Projekt unter den Zielwert, entsteht ein Signal.
Projected margin
Target 35%
- Gildersley · brand guidelines41%
- Fallowmere · client portal36%
- Brightwater · phase 2 build29%
- Isselby · packaging refresh11%
From hours, cost rates, expenses and what was invoiced and paid, per project and per client.
Wer nächste Woche überbucht ist
Gebuchte Stunden im Verhältnis zur Verfügbarkeit jeder Person. Ist jemand überlastet, plant es, welche Aufgaben an wen wandern könnten, und die Umplanung wartet im Posteingang auf Sie.
Capacity · next week
Booked of 37.5h
- MOMaya Okafor118%
- JBJoel Brandt64%
- ALAde Lawson92%
- SWSam Whitlock81%
Suggested: move 6h of Isselby work from Maya to Joel.
1Zahlen wie auf der Plattform erfasst: die Rechnungen, Eingangsrechnungen, Ausgaben, Zahlungen und Stunden, die Sie eingeben oder importieren. AppSuiteHQ ist nicht mit Bankkonten verbunden, und eine Prognose ist eine Schätzung, dargestellt mit ihrer wahrscheinlichen Spanne.
Die Tools darunter
Dreizehn Tools, geordnet nach ihrer Arbeit.
Jedes ist für sich nützlich, und jedes schreibt in dieselbe Datenbasis. Je mehr vom Unternehmen hier läuft, desto mehr sieht der Chief of Staff.
01
Aufträge gewinnen
Vom ersten Gespräch bis zum unterschriebenen Vertrag. Ein gewonnener Deal wird mit einem Klick zum Angebot, ein angenommenes Angebot zu Vertrag und Projekt.
CRM
Kontakte, Kunden und eine Deal-Pipeline, in der Sie Deals per Drag-and-drop zwischen Phasen verschieben, mit einem Hinweis, wenn ein Deal eingeschlafen ist.
Proposals
Angebote aus Abschnitten, Vorlagen und einer Textbibliothek. Kunden lesen, unterschreiben oder lehnen sie online ab, und Sie sehen, was sie sich angesehen haben.
Contracts
Verträge aus Vorlagen. Die Unterzeichnenden unterschreiben der Reihe nach über einen Link, und Sie erhalten ein unterschriebenes PDF mit Signaturzertifikat.
02
Umsetzen
Die Arbeit selbst, die Stunden, die sie kostet, und was das Team unterwegs gelernt hat.
Projects
Aufgaben als Board, Liste oder Kalender, mit Meilensteinen, Abhängigkeiten und Kommentaren, und nicht abgerechnete Zeit, bereit für die Rechnung.
Time Tracking
Timer oder manuelle Einträge zu abrechenbaren Sätzen, Stundenzettel zur Freigabe und Rechnungen direkt aus den Stunden.
Knowledge Base
Die Anleitungen Ihres Teams in verschachtelten Seiten, mit Versionsverlauf, Berechtigungen und einer Suche, die Seiten nach ihrer Bedeutung findet.
03
Bezahlt werden
Was Ihnen geschuldet wird, was Sie schulden und wohin das Geld geflossen ist.
Accounting
Rechnungen, wiederkehrende Abrechnung, Eingangsrechnungen und das Hauptbuch dahinter. Importieren Sie Kontoauszüge zum Abgleich und erstellen Sie dann GuV, Bilanz und Altersstruktur der Forderungen.
Expenses
Laden Sie einen Beleg hoch, und seine Angaben werden für Sie ausgelesen. Kategorien, Währungen, Kilometer und Ausgaberichtlinien, mit Freigabe per E-Mail.
04
Compliance im Griff
Die Pflichten, die ein kleines Unternehmen trägt, mit Nachweisen und Terminen an einem Ort.
Compliance
Bewertungen, Kontrollen, Richtlinien und Nachweise, eine Warnung, bevor Nachweise ablaufen, und eine öffentliche Trust-Seite für Kunden, die danach fragen.
GDPR & Privacy
Eine Übersicht der personenbezogenen Daten, die Sie speichern, ein Cookie-Banner zum Einbinden auf Ihrer Website und ein Protokoll von Auskunftsanfragen und Datenpannen mit ihren Fristen.
Audit
Auditpläne und Checklisten, Feststellungen mit Korrekturmaßnahmen und ein Kalender der Pflichten, der Sie vor der Fälligkeit erinnert.
05
Wachsen und automatisieren
Zeigen Sie, was Sie tun, und lassen Sie die Routine von selbst laufen.
Social
Beiträge in einem Redaktionskalender planen und entwerfen, mit Hashtag-Vorschlägen und einem Prüfschritt, bevor ein Beitrag freigegeben wird.
Automation
Workflows auf einer Arbeitsfläche: ein Auslöser aus der Datenbasis oder ein Zeitplan, dann Schritte, Bedingungen und die Freigabe durch einen Menschen, wo Sie eine wünschen. Jeder Durchlauf wird protokolliert.
Heute einrichten. Morgen lesen.
Fügen Sie Ihre Kunden und offenen Rechnungen hinzu, wählen Sie die Uhrzeit für Ihr Briefing und sehen Sie am Morgen, was es gefunden hat.
Ihr erster Tag
- 1HeuteWorkspace im kostenlosen Tarif anlegen: ohne Kreditkarte, mit 7 Tagen Betriebssystem.
- 2HeuteKunden und noch offene Rechnungen hinzufügen.
- 3HeuteDie Uhrzeit wählen, zu der Ihr Briefing kommt.
- 4MorgenDrei Aufgaben, die Entwürfe schon fertig.